Wissen zur E-Rechnung
Was gilt ab wann, welche Formate gibt es und wie kommen Sie zu einer gültigen E-Rechnung. Jeder Artikel nennt seine Quellen und das Datum, an dem wir sie geprüft haben.
Grundlagen
- Was ist eine E-Rechnung?E-Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG: strukturiertes Format nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Warum ein PDF nur eine sonstige Rechnung ist.
- Gutschrift als E-Rechnung: zwei Begriffe, zwei RechnungsartenGutschrift nach § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG oder kaufmännische Gutschrift: was die Begriffe trennt, welche Rechnungsart (381, 389) passt und wann eine E-Rechnung nötig ist.
- Rechnungskorrektur: eine E-Rechnung richtig berichtigenEine E-Rechnung berichtigen: Was § 31 Abs. 5 UStDV verlangt, warum die Korrektur selbst eine E-Rechnung sein muss und wie Code 384 und der Bezug (BG-3) aussehen.
Pflicht und Fristen
- E-Rechnungspflicht in Deutschland: der ÜberblickE-Rechnungspflicht im Inland: Empfang seit 2025, Ausstellung ab 2027 über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Mit Ausnahmen, Folgen und Quellen.
- E-Rechnungen empfangen: was seit 2025 giltSeit 1.1.2025 müssen alle inländischen Unternehmer E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer und Vermieter. Was ein E-Mail-Postfach dafür leistet.
- E-Rechnungspflicht ab 2027: wer über der 800.000-€-Grenze liegtAb 1.1.2027 E-Rechnungspflicht bei über 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr. So berechnen Sie den Umsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, mit Beispielen und Sonderfällen.
- E-Rechnungspflicht ab 2028: Pflicht für alle UnternehmerAb 1.1.2028 gilt die E-Rechnungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze ohne Umsatzgrenze. Was mit Papier, PDF und EDI passiert und welche Ausnahmen bleiben.
- Übergangsregeln zur E-Rechnung nach § 27 Abs. 38 UStGBis wann sind Papier- und PDF-Rechnungen im B2B erlaubt? Die Übergangsregeln nach § 27 Abs. 38 UStG mit Fristen, Zustimmung, EDI und Beispielen.
- E-Rechnung und KleinunternehmerKleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber seit 2025 empfangen können. Grenzen 25.000 € und 100.000 €, Wechsel und Beispiele.
- Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise: keine E-Rechnung nötigRechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise dürfen nach §§ 33, 34 UStDV immer Papier- oder PDF-Rechnungen sein. Was bei Sammelrechnungen und Barkäufen gilt.
- E-Rechnungen aufbewahren: Fristen und GoBDE-Rechnungen sind seit 2025 acht Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG, § 147 AO). Warum das XML das Original ist, ein PDF nicht reicht und was die GoBD verlangen.
- Vorsteuerabzug aus E-RechnungenVorsteuer nur aus ordnungsmäßiger Rechnung: was das BMF zu Formatfehlern, Geschäftsregelfehlern und Abweichungen zwischen XML und PDF sagt und wie Sie prüfen.
Formate
- Was ist XRechnung?XRechnung ist der deutsche E-Rechnungsstandard nach EN 16931. Version 3.0.2, Ausblick auf 4.0, Syntaxen UBL und CII, Leitweg-ID und Pflicht bei Behörden.
- Was ist ZUGFeRD?ZUGFeRD verbindet ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei. Aktuelle Version 2.5.2, Gleichheit mit Factur-X, zulässige Profile und warum das XML maßgeblich ist.
- XRechnung oder ZUGFeRD – welches Format passt?XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich: Aufbau, Lesbarkeit, Profile, Behörden und Archivierung. Mit Tabelle und Empfehlung, wann sich welches Format eignet.
- ZUGFeRD-Profile im ÜberblickDie ZUGFeRD-Profile MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG: Inhalt, Kennung im XML und welche als E-Rechnung nach UStG gelten.
- UBL oder CII – zwei Syntaxen für dieselbe RechnungUBL 2.1 und UN/CEFACT CII D16B im Vergleich: Wurzelelement, Namespace, dasselbe Feld in beiden Syntaxen, Rolle von Peppol und was Empfänger annehmen müssen.
- Leitweg-ID: Aufbau und Verwendung in der XRechnungDie Leitweg-ID adressiert E-Rechnungen an Behörden. Aufbau aus Grob- und Feinadressierung, Prüfziffer nach Modulo 97, Platz im XML (BT-10) und Bezugsquelle.
Wege zur E-Rechnung
- Von der Word-Rechnung zur XRechnungWarum eine Word-Rechnung als PDF keine E-Rechnung ist, welche Wege zur XRechnung führen und welche Angaben der Vorlage in welches BT-Feld gehören.
- Von der Excel-Rechnung zur ZUGFeRD-RechnungSo wird aus einer Excel-Rechnung eine ZUGFeRD-Rechnung: Positionen und Steuersätze zuordnen, richtig runden, Profil EN 16931 wählen und das Ergebnis prüfen.
- Kann man ein PDF in eine E-Rechnung umwandeln?Ein PDF wird zur XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung, wenn seine Daten ausgelesen und um fehlende Pflichtfelder ergänzt werden. Grenzen bei Scans und Verantwortung.