Übergangsregeln zur E-Rechnung nach § 27 Abs. 38 UStG

Der Gesetzestext im Überblick

§ 27 Abs. 38 UStG weicht von § 14 Abs. 1 und 2 UStG ab und erlaubt statt der E-Rechnung eine sonstige Rechnung. Jede Nummer hat zwei Bedingungen: Der Umsatz muss in einem bestimmten Zeitraum ausgeführt sein, und die Rechnung muss bis zu einem Stichtag ausgestellt werden.

Danach kommt keine weitere Stufe. Für Umsätze ab 2028 gilt die E-Rechnungspflicht ohne Übergang, siehe Pflicht ab 2028. Wie der Gesamtumsatz für Nr. 2 berechnet wird, steht unter Pflicht ab 2027.

Zustimmung des Empfängers

Papier ist während der Übergangszeit immer zulässig. Für ein PDF per E-Mail oder ein anderes elektronisches Format braucht der Aussteller die Zustimmung des Empfängers. Sie ist an keine Form gebunden: eine Klausel in den AGB, eine nachträgliche Erklärung oder die gelebte Praxis genügen (Abschnitt 14.1 Abs. 7 Sätze 4 bis 8 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025). Wer die PDF-Rechnungen eines Lieferanten seit Jahren ohne Widerspruch bezahlt, hat damit stillschweigend zugestimmt.

Ob die Übergangsregel genutzt wird, entscheidet der Aussteller (BMF-FAQ, Frage 11). Eine E-Rechnung darf er an inländische Unternehmer jederzeit ohne Zustimmung schicken.

Beispiele

• Eine Steuerkanzlei mit 300.000 € Gesamtumsatz 2026 rechnet im November 2027 ein Mandat mit einer GmbH ab. Nr. 2 greift: Die Rechnung darf als PDF gehen, wenn die GmbH einverstanden ist, und muss bis 31.12.2027 gestellt sein.
• Ein Baustoffhändler mit 3 Mio. € Umsatz liefert am 14. Dezember 2026. Stellt er die Rechnung am 28. Dezember 2026 aus, darf sie nach Nr. 1 noch auf Papier kommen. Stellt er sie am 5. Januar 2027 aus, ist eine E-Rechnung nötig.
• Ein Lebensmittelhersteller rechnet mit einer Handelskette seit Jahren per EDIFACT ab; das Format entspricht nicht EN 16931. Für Lieferungen 2025 und 2026 deckt Nr. 1 das Verfahren, für Lieferungen 2027 Nr. 3, jeweils unabhängig vom Umsatz. Für Lieferungen ab 2028 muss das Format die Bedingungen des § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG erfüllen.

Leistung im alten Jahr, Rechnung im neuen

Jede Nummer verlangt, dass die Rechnung bis zum Stichtag ausgestellt ist. Für Umsätze aus 2026 endet die Frist nach Nr. 1 am 31.12.2026. Nr. 2 und Nr. 3 erfassen nach ihrem Wortlaut nur Umsätze, die nach dem 31.12.2026 ausgeführt werden. Eine sonstige Rechnung, die im Januar 2027 für eine Leistung aus dem Dezember 2026 ausgestellt wird, fällt damit unter keine der drei Nummern, auch bei einem kleinen Betrieb unter 800.000 €. Für eine Dezemberleistung 2027, die erst 2028 abgerechnet wird, gilt dasselbe.

Anzahlungen vor dem Stichtag

Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor Beginn der eigenen E-Rechnungspflicht erteilt werden, müssen nicht als E-Rechnung übermittelt werden, auch wenn Leistung und Zahlung später liegen (Rn. 2 des BMF-Schreibens vom 15.10.2026). Ein Metallbauer mit 1,1 Mio. € Umsatz stellt im Oktober 2026 eine Abschlagsrechnung als PDF für eine Lagerhalle, die im März 2027 fertig wird. Die Abschlagsrechnung bleibt wirksam. Die Schlussrechnung im März 2027 muss eine E-Rechnung sein. Die vereinnahmten Abschläge darf er dort bis 30. Juni 2030 als Summe im Feld BT-113 absetzen (Rn. 3).

Berichtigungen während der Übergangszeit

Solange für einen Umsatz keine E-Rechnungspflicht besteht, darf auch die Berichtigung ohne E-Rechnung erfolgen (Abschnitt 14.11 Abs. 1 Satz 9 UStAE). Wurde dagegen trotz Pflicht eine sonstige Rechnung erteilt, lässt sie sich durch eine nachträgliche E-Rechnung berichtigen, die sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht (Abschnitt 15.2a Abs. 7 Sätze 2 und 3 UStAE).

Was die Übergangsregeln nicht regeln

§ 27 Abs. 38 UStG verschiebt nur die Pflicht zum Ausstellen. Den Empfang betrifft er nicht: E-Rechnungen müssen alle inländischen Unternehmer seit 1.1.2025 annehmen, siehe E-Rechnung empfangen. Die Ausnahmen für Kleinbeträge, Fahrausweise und Kleinunternehmer stehen in der UStDV und gelten unabhängig von diesen Fristen.