E-Rechnung und Kleinunternehmer

Wer Kleinunternehmer ist

Seit dem 1. Januar 2025 gilt § 19 UStG in der Fassung des Jahressteuergesetzes 2024. Die Umsätze eines inländischen Kleinunternehmers sind steuerfrei, wenn sein Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 Satz 1 UStG). Gesamtumsatz ist dabei derselbe Begriff nach § 19 Abs. 2 UStG, der auch für die 800.000-€-Grenze der E-Rechnungspflicht gilt.

Die 100.000-€-Grenze wirkt sofort: Schon der Umsatz, mit dem sie überschritten wird, ist nicht mehr steuerfrei (Abschnitt 19.1 Abs. 2 Satz 4 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 18.03.2025).

Ausstellen: keine E-Rechnungspflicht

§ 34a Satz 4 UStDV erlaubt, eine Rechnung über steuerfreie Kleinunternehmerumsätze abweichend von § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG „immer als sonstige Rechnung“ zu übermitteln. Die Regel ist nicht befristet und gilt auch nach 2027. Papier ist immer möglich. Für ein PDF per E-Mail braucht es die Zustimmung des Empfängers; es genügt, dass beide sich über das Format einig sind (Abschnitt 14.7a Abs. 3 UStAE).

Eine E-Rechnung dürfen Kleinunternehmer freiwillig ausstellen. An inländische Unternehmer geht das seit dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 ohne deren Zustimmung (Abschnitt 14.7a Abs. 3 Satz 4 UStAE). Die Fassung vom März 2025 hatte dafür noch eine Zustimmung verlangt.

Pflichtangaben einer Kleinunternehmerrechnung

Kleinunternehmer stellen vereinfachte Rechnungen nach § 34a Satz 1 UStDV aus. Vorgeschrieben sind:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift von Leistendem und Leistungsempfänger
• Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
• das Entgelt in einer Summe mit einem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt
• bei Gutschriften die Angabe „Gutschrift“

Für den Hinweis reicht eine umgangssprachliche Formulierung wie „steuerfreier Kleinunternehmer“, wenn sie die Befreiung eindeutig bezeichnet (Abschnitt 14.7a Abs. 1 Satz 4 UStAE). Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist nicht vorgeschrieben (Abschnitt 14.5 Abs. 14 UStAE).

Empfangen: keine Ausnahme

Die Empfangspflicht gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer (Abschnitt 14.1 Abs. 5 Satz 2 UStAE; BMF-FAQ, Frage 12). Eine Webdesignerin, die als Kleinunternehmerin einen Laptop und Software-Lizenzen bei inländischen Händlern kauft, bekommt dafür zunehmend XRechnungen oder ZUGFeRD-Dateien. Sie muss diese öffnen können und für ihre Unterlagen aufbewahren. Ein Viewer genügt, zum Beispiel XRechnung anzeigen. Mehr unter E-Rechnung empfangen.

Wechsel in die Regelbesteuerung

Wer die Grenzen überschreitet oder nach § 19 Abs. 3 UStG auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, wird regelbesteuert. Ab diesem Zeitpunkt gelten die allgemeinen Regeln zur E-Rechnung (BMF-FAQ, Frage 4). Eine sofortige E-Rechnungspflicht folgt daraus bis Ende 2027 meist nicht: Ein ehemaliger Kleinunternehmer liegt in aller Regel weit unter 800.000 € Vorjahresumsatz und kann die Übergangsregeln nutzen. Für Leistungen ab 2028 braucht er E-Rechnungen an inländische Unternehmer.

Ein Rechenbeispiel: Ein Fotograf hatte 2026 einen Gesamtumsatz von 22.000 €. Bis Oktober 2027 hat er 92.000 € vereinnahmt. Im November bestellt eine Agentur Bilder für 12.000 € und zahlt sofort. Mit dieser Zahlung überschreitet er 100.000 €, und schon dieser Umsatz ist steuerpflichtig. Die Rechnung an die Agentur muss Umsatzsteuer ausweisen und alle Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten. Weil sein Gesamtumsatz 2026 unter 800.000 € lag, darf sie 2027 noch ein PDF sein, wenn die Agentur zustimmt. Ab 2028 muss er für solche Aufträge eine E-Rechnung schreiben.