Gutschrift als E-Rechnung: zwei Begriffe, zwei Rechnungsarten

Zwei Bedeutungen im Überblick

Die Spezifikation XRechnung 3.0.2 verweist in Abschnitt 13.1 bei Code 389 auf „§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG“. Gemeint ist die Gutschrift durch den Leistungsempfänger, die im geltenden Gesetzestext in § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG steht. Zu 381 heißt es dort: „Behandlung als kaufmännische Gutschrift.“ Die Spezifikation betont, beides sei „deutlich zu unterscheiden“.

Gutschrift nach § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG (Code 389)

Der Kunde rechnet ab, nicht der Lieferant, etwa weil erst er die abzurechnende Menge oder Provision kennt. Ob so abgerechnet wird, können die Beteiligten frei vereinbaren (Abschnitt 14.3 Abs. 2 Satz 1 UStAE). Das Gesetz knüpft daran drei Bedingungen:

• Vorherige Vereinbarung. Die Gutschrift ist nur zulässig, „sofern dies vorher vereinbart wurde“ (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG). Die Vereinbarung ist an keine Form gebunden und kann auch mündlich getroffen werden (Abschnitt 14.3 Abs. 2 Satz 3 UStAE).
• Angabe „Gutschrift“. Das Dokument muss diese Angabe enthalten (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG).
• Kein Widerspruch. Die Gutschrift verliert die Wirkung einer Rechnung, sobald der Lieferant ihr widerspricht (§ 14 Abs. 2 Satz 6 UStG). Das gilt auch, wenn sie inhaltlich stimmt, und ist grundsätzlich unbefristet möglich (Abschnitt 14.3 Abs. 4 Sätze 3 und 9 UStAE).

Für die Form gilt dasselbe wie für Rechnungen des Lieferanten: Die Regeln zur verpflichtenden E-Rechnung gelten für Gutschriften entsprechend (Abschnitt 14.3 Abs. 1 Satz 2 UStAE, Rn. 17 des BMF-Schreibens vom 15.10.2025). Wo eine Rechnung des Lieferanten eine E-Rechnung sein müsste, gilt das also auch für die Gutschrift des Kunden. Welche Übergangsregel wann endet, steht unter E-Rechnungspflicht 2027.

Kaufmännische Gutschrift (Code 381)

Der Lieferant schreibt seinem Kunden einen Betrag gut: Ware kommt zurück oder ein Mangel wird mit einem Nachlass ausgeglichen. Umsatzsteuerlich ist das meist eine Änderung der Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG. Der Lieferant berichtigt dann den geschuldeten Steuerbetrag (§ 17 Abs. 1 Satz 1 UStG). Eine Berichtigung der ursprünglichen Rechnung ist dafür nicht erforderlich; als Beispiele nennt die Verwaltung Skonti, Nachlässe aufgrund von Mängelrügen und die Rückgängigmachung einer Leistung (Abschnitt 14.11 Abs. 4 UStAE, Rn. 51a des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

Dass ein solches Dokument „Gutschrift“ heißt, ist unschädlich: Allein die Bezeichnung führt nicht zur Anwendung des § 14c UStG (Abschnitt 14c.1 Abs. 3 Satz 4 UStAE). Ändert sich dagegen der Umfang der Leistung, zum Beispiel durch ein neues Aufmaß, reicht eine kaufmännische Gutschrift nicht. Dann ist die Rechnung zu berichtigen, mindestens bei der Leistungsbeschreibung (Rn. 51b des BMF-Schreibens vom 15.10.2025); wie das geht, steht unter Rechnungskorrektur.

Vorzeichen: Die Rechnungsart entscheidet

Ob ein Beleg gutschreibt oder belastet, steuert bei der Gutschrift (381) allein die Rechnungsart. Die Beträge behalten das Vorzeichen, das sie in der Rechnung hätten: „The function of crediting or debiting is controlled merely by the business document type (e.g. 380 or 381) while the representation of the amount, including its sign, is not affected.“ (Peppol BIS Billing 3.0, Abschnitt 5.6.1). Wer zwei zurückgenommene Fachbücher gutschreibt, gibt also die Menge 2 und den Preis positiv an.

Der andere Weg ist eine Rechnung (380) mit negativen Beträgen. Sendende Systeme dürfen einen der beiden Wege wählen, empfangende müssen beide verarbeiten (Peppol BIS Billing 3.0, Abschnitt 5.6). EN 16931 und XRechnung legen für die Gutschrift kein Vorzeichen fest; sie verbieten nur negative Preise (BR-27). Eine Minderung innerhalb einer Rechnung steht deshalb als negative Menge. Eine Gutschrift mit negativem Gesamtbetrag ist technisch zulässig, wirkt aber als Belastung des Kunden; unser Formular weist darauf hin.

Was in der Datei anders ist

Eine UBL-Datei mit <cbc:InvoiceTypeCode>381</cbc:InvoiceTypeCode> fällt deshalb bei der Prüfung mit BR-CL-01 durch. Für die XRechnung gilt außerdem BR-DE-1: Auch eine Gutschrift braucht Zahlungsangaben (BG-16). Bei einer Überweisung an den Kunden steht dort die Zahlungsart, etwa 58 für SEPA-Überweisung.

Gutschrift mit dem Werkzeug erstellen

1. Öffnen Sie Rechnung erstellen und wählen Sie bei „Rechnungsart“ die Gutschrift (381).
2. Tragen Sie unter „Bezug auf die ursprüngliche Rechnung“ Nummer und Datum der Rechnung ein, die Sie gutschreiben. Das ist freiwillig, erleichtert dem Kunden aber die Zuordnung.
3. Erfassen Sie die gutgeschriebenen Positionen mit positiven Mengen und Preisen, einen Nachlass auf die ganze Gutschrift als Abschlag.
4. Wählen Sie XRechnung (UBL oder CII) oder ZUGFeRD. Die Datei wird erzeugt und vor dem Herunterladen mit dem KoSIT-Validator bzw. Mustang geprüft.

Eine Gutschrift im Gutschriftverfahren (389) erzeugt das Werkzeug nicht. Eingehende Gutschriften beider Arten können Sie mit E-Rechnung prüfen validieren und lesen; die Ergebnisseite nennt die Rechnung, auf die sich die Gutschrift bezieht.