XRechnung oder ZUGFeRD – welches Format passt?
Beide Formate erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung nach § 14 UStG, bei ZUGFeRD allerdings nur in den geeigneten Profilen. Der Unterschied liegt im Aufbau: XRechnung ist reines XML, ZUGFeRD ein PDF mit eingebettetem XML. Für Rechnungen an Behörden ist XRechnung in der Regel die richtige Wahl.
Gemeinsame Grundlage
XRechnung und ZUGFeRD beruhen auf dem Datenmodell der EN 16931. Rechnungsnummer, Leistungsdatum oder Steuerbetrag heißen in beiden Formaten gleich und tragen dieselben BT-Nummern. Die Unterschiede liegen in der Verpackung und in zusätzlichen Regeln.
XRechnung verschärft die Norm für deutsche Behörden. Sie verlangt zum Beispiel einen Ansprechpartner beim Verkäufer mit Telefon und E-Mail (BR-DE-2, BR-DE-5 bis BR-DE-7), Zahlungsangaben (BR-DE-1) und immer eine Käuferreferenz (BR-DE-15). Eine ZUGFeRD-Datei im Profil EN 16931 muss diese Felder nicht enthalten. Deshalb ist eine gültige ZUGFeRD-Rechnung nicht automatisch eine gültige XRechnung.
Vergleich in der Übersicht
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Aufbau | XML-Datei | PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei |
| XML-Syntax | UBL 2.1 oder CII D16B | CII |
| Lesbar ohne Zusatzprogramm | nein, Anzeigeprogramm nötig | ja, über das PDF |
| Herausgeber | KoSIT | FeRD mit FNFE-MPE (Frankreich) |
| Varianten | Kernmodell und Extension XRechnung | Profile MINIMUM bis EXTENDED, Referenzprofil XRECHNUNG |
| E-Rechnung nach UStG | ja | ab Version 2.0.1, außer MINIMUM und BASIC WL |
| Rechnungen an den Bund | Regelformat nach § 4 ERechV | nur Profil XRECHNUNG als reine XML-Datei |
| Versionswechsel | nur die gültige Version, derzeit 3.0 | kein Ablaufdatum, außer Profil XRECHNUNG |
| Aufbewahrung | XML-Datei unverändert | mindestens das XML unverändert, üblich die ganze PDF-Datei |
Was Empfänger verlangen
Behörden des Bundes erwarten nach § 4 Abs. 1 ERechV grundsätzlich XRechnung. Laut e-rechnung-bund.de nimmt die Plattform des Bundes ZUGFeRD nur im Profil XRECHNUNG an, und dann ohne Sichtteil. Länder und Kommunen regeln das selbst. Die Leitweg-ID und das gewünschte Format teilt Ihnen der Auftraggeber in der Regel mit dem Auftrag mit.
Zwischen Unternehmen ist die Wahl offen. Nach Abschnitt 14.1 Abs. 12 Satz 5 UStAE ist es eine zivilrechtliche Frage zwischen den Vertragsparteien, welches zulässige Format verwendet wird. In der Praxis lohnt eine kurze Absprache, welches Format die Software Ihres Kunden einliest und auf welchem Weg er Rechnungen empfangen möchte. Wie Sie selbst Rechnungen annehmen, beschreibt E-Rechnung empfangen.
Lesbarkeit im Büro
Ein ZUGFeRD-PDF öffnet jeder PDF-Leser. Das ist bequem, kann aber täuschen, denn maßgeblich ist das eingebettete XML. Weichen Bild und Daten voneinander ab, gelten die Daten. Bei XRechnung gibt es diese Doppelung nicht: Sie sehen immer eine Darstellung der Daten selbst, etwa mit XRechnung anzeigen oder dem Viewer im ELSTER-Portal.
Aufbewahrung
Nach § 14b Abs. 1 UStG bewahren Sie jede Rechnung acht Jahre auf. Laut BMF-FAQ (Frage 13) muss bei einer E-Rechnung zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Bei XRechnung ist das die XML-Datei. Bei ZUGFeRD heben Sie am einfachsten die empfangene PDF-Datei unverändert auf, denn sie enthält das XML. Mehr dazu unter E-Rechnung archivieren.
Wann welches Format
- Rechnung an eine Behörde: XRechnung, sofern der Auftraggeber nichts anderes vorgibt. Leitweg-ID in BT-10 eintragen.
- Rechnung an Firmenkunden, die noch ein lesbares Dokument erwarten: ZUGFeRD im Profil EN 16931. Der Kunde kann das PDF öffnen und seine Software das XML lesen.
- Rechnung über Peppol: XRechnung in der Syntax UBL; warum, steht unter UBL oder CII.
- Rechnungen mit vielen Lieferorten oder strukturierten Zahlungsbedingungen: ZUGFeRD EXTENDED oder die Extension XRechnung, jeweils nach Absprache mit dem Empfänger.
Muss ich beide Formate erstellen können?
Zum Ausstellen genügt ein zulässiges Format, das Sie mit Ihren Kunden abstimmen. Beim Empfang sollten Sie beide lesen können, weil Lieferanten unterschiedliche Formate verwenden.
Ist ZUGFeRD eine E-Rechnung zweiter Klasse?
Nein. In den Profilen BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG ist ZUGFeRD eine vollwertige E-Rechnung nach § 14 UStG.
Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung in eine XRechnung umwandeln?
Technisch ja, weil beide auf der EN 16931 beruhen. Fehlende XRechnung-Pflichtfelder wie Ansprechpartner oder Käuferreferenz müssen Sie ergänzen. Die Rechnung stellt weiterhin der leistende Unternehmer aus; siehe PDF in E-Rechnung umwandeln.
Quellen
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025: Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025; Anpassung des Umsatzsteuer-AnwendungserlassesBundesministerium der Finanzen, 15. Oktober 2025 · geprüft am 7. November 2026
- Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-RechnungBundesministerium der Finanzen · geprüft am 7. November 2026
- Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung – ERechV)Bundesamt für Justiz (gesetze-im-internet.de) · geprüft am 7. November 2026
- FAQ zur E-Rechnung in der BundesverwaltungBeschaffungsamt des BMI (e-rechnung-bund.de) · geprüft am 7. November 2026
- ZUGFeRD-FAQForum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) in der AWV · geprüft am 7. November 2026