Rechnungskorrektur: eine E-Rechnung richtig berichtigen

Was das Gesetz verlangt

§ 31 Abs. 5 UStDV erlaubt die Berichtigung, wenn die Rechnung „nicht alle Angaben nach § 14 Abs. 4 oder § 14a des Gesetzes enthält“ oder wenn „Angaben in der Rechnung unzutreffend sind“. Weiter heißt es: „Es müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben durch ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist, übermittelt werden. Es gelten die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt wie in § 14 des Gesetzes.“

• Bezug. Spezifisch und eindeutig ist der Bezug regelmäßig, wenn das Dokument die fortlaufende Nummer der ursprünglichen Rechnung nennt (Abschnitt 14.11 Abs. 1 Satz 5 UStAE).
• Eigene Nummer. Eine neue Rechnungsnummer für die Berichtigung ist nicht erforderlich (ebenda).
• Form. Das berichtigende Dokument muss die formalen Anforderungen der §§ 14 und 14a UStG erfüllen (Abschnitt 14.11 Abs. 1 Satz 6 UStAE).
• Original. Der Kunde muss die ursprüngliche Rechnung nicht zurückgeben (Abschnitt 14.11 Abs. 1 Satz 11 UStAE).

Die Berichtigung einer E-Rechnung ist eine E-Rechnung

Weil für die Berichtigung dieselben Anforderungen an die Form gelten, „muss die Berichtigung einer E-Rechnung ebenfalls in der für diese vorgeschriebenen Form (unter Verwendung des entsprechenden Rechnungstyps) erfolgen“ (Abschnitt 14.11 Abs. 1 Satz 7 UStAE). Ein PDF oder eine E-Mail mit den richtigen Angaben genügt nicht (Satz 8). Rn. 20 des BMF-Schreibens vom 15.10.2026 wiederholt das für alle Fälle, in denen eine Pflicht zur E-Rechnung besteht.

Umgekehrt gilt: Besteht für den Umsatz wegen einer Übergangsregel nach § 27 Abs. 38 UStG noch keine Pflicht zur E-Rechnung, kann die Berichtigung auch ohne E-Rechnung erfolgen (Abschnitt 14.11 Abs. 1 Satz 9 UStAE).

Berichtigung oder Minderung

Nicht jede Änderung braucht eine Berichtigung. Mindert sich nur die Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG, etwa durch Skonto, einen Nachlass wegen eines Mangels oder die Rückgängigmachung der Leistung, ist eine Rechnungsberichtigung nicht erforderlich (Rn. 51a des BMF-Schreibens vom 15.10.2025, Abschnitt 14.11 Abs. 4 UStAE). Dafür genügt eine kaufmännische Gutschrift.

Wer einen zu hohen Steuerbetrag ausweist, schuldet auch den Mehrbetrag (§ 14c Abs. 1 Satz 1 UStG). Er bleibt geschuldet, bis der Steuerbetrag gegenüber dem Leistungsempfänger berichtigt ist; dafür gilt § 17 Abs. 1 entsprechend (§ 14c Abs. 1 Satz 2 UStG).

Wer berichtigen darf

Berichtigen kann nur der Rechnungsaussteller selbst; der Empfänger kann den Inhalt der Rechnung nicht von sich aus mit rechtlicher Wirkung ändern (Abschnitt 14.11 Abs. 2 Sätze 1 und 3 UStAE). Seit dem BMF-Schreiben vom 15.10.2026 gibt es bei E-Rechnungen eine Ausnahme: Die Berichtigung oder Ergänzung kann auch als Gutschrift des Leistungsempfängers erfolgen, wenn das vorher vereinbart wurde und die Gutschrift sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht (neuer Satz 7 in Abschnitt 14.11 Abs. 2 UStAE, Teil II Nr. 3 des Schreibens).

Rechnungsart 384 und Bezug in BG-3

Die Spezifikation XRechnung 3.0.2 kennzeichnet die Berichtigung mit dem Code 384 („Corrected invoice“) in BT-3 und schreibt dazu: „Bezug auf original vorhergehende Rechnung oder Gutschrift muss gegeben werden“ (Abschnitt 13.1). Der Bezug steht in der Gruppe „PRECEDING INVOICE REFERENCE“ (BG-3) mit der Nummer (BT-25) und dem Datum (BT-26) der ursprünglichen Rechnung. Fehlt BG-3, meldet der KoSIT-Validator die Warnung BR-DE-26.

<cbc:ID>RK-2026-0003</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2026-11-10</cbc:IssueDate>
<cbc:InvoiceTypeCode>384</cbc:InvoiceTypeCode>
…
<cac:BillingReference>
  <cac:InvoiceDocumentReference>
    <cbc:ID>RE-2026-0042</cbc:ID>
    <cbc:IssueDate>2026-11-05</cbc:IssueDate>
  </cac:InvoiceDocumentReference>
</cac:BillingReference>

In CII steht der Bezug in ram:InvoiceReferencedDocument am Ende des Abrechnungsteils, das Datum als qdt:DateTimeString mit format="102" (JJJJMMTT). Nur die Nummer ist im Datenmodell Pflicht (BR-55). Das Datum hilft, wenn sich Rechnungsnummern wiederholen können, etwa nach einem Wechsel des Nummernkreises. Unser Formular verlangt beides.

Ob die Berichtigung die ganze Rechnung ersetzt oder nur die geänderten Angaben nennt, legt die Technik derzeit nicht fest (Rn. 20 des BMF-Schreibens vom 15.10.2026). Entscheidend ist, dass sich aus der ursprünglichen Rechnung und den Berichtigungen zusammen die tatsächlichen Angaben klar und eindeutig ergeben (Rn. 21). Unser Formular erzeugt eine vollständige Rechnung mit Typ 384, die alle Angaben in der richtigen Fassung enthält.

Rechnungskorrektur mit dem Werkzeug erstellen

1. Öffnen Sie Rechnung erstellen und wählen Sie bei „Rechnungsart“ die Rechnungskorrektur (384).
2. Tragen Sie Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung ein. Ohne beides lässt sich die Datei nicht erzeugen.
3. Erfassen Sie die Angaben so, wie sie richtig sind, und beschreiben Sie die Änderung bei Bedarf in der Bemerkung.
4. Laden Sie die Datei als XRechnung oder ZUGFeRD herunter. Sie wird vorher mit dem KoSIT-Validator bzw. Mustang geprüft.