Was ist eine E-Rechnung?

Die gesetzliche Definition

§ 14 Abs. 1 UStG unterscheidet seit dem 1. Januar 2025 zwei Arten von Rechnungen:

• Elektronische Rechnung (E-Rechnung): „eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“ (Satz 3)
• Sonstige Rechnung: „eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird“ (Satz 4)

Bis Ende 2024 galt jede elektronisch übermittelte Rechnung als elektronische Rechnung, auch ein PDF im Anhang einer E-Mail (BMF-FAQ, Frage 2). Der Begriff hat sich also geändert. Wer heute von einer E-Rechnung spricht, meint die strukturierte Datei.

Welche Formate zulässig sind

§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG lässt zwei Wege zu:

1. Formate nach der europäischen Norm: Das Format entspricht der Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der Syntaxen nach der Richtlinie 2014/55/EU. Technisch umgesetzt ist das in der Normenreihe EN 16931, die XML als Datenformat vorgibt (Abschnitt 14.1 Abs. 13 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).
2. Vereinbarte Formate: Aussteller und Empfänger können ein anderes Format vereinbaren, wenn sich die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben richtig und vollständig in ein Format nach EN 16931 oder ein damit interoperables Format übertragen lassen. Das betrifft vor allem EDI-Verfahren.

Ausdrücklich als zulässig nennt die Finanzverwaltung XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, beim ZUGFeRD ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL (Abschnitt 14.1 Abs. 12 und 14 UStAE). Andere europäische Formate nach EN 16931 sind ebenfalls erlaubt. Welches Format verwendet wird, klären die Vertragsparteien untereinander. Einen Vergleich bietet XRechnung oder ZUGFeRD, zu den beiden XML-Syntaxen siehe UBL oder CII.

Rein strukturiert oder hybrid

Eine XRechnung ist rein strukturiert: eine XML-Datei ohne Druckbild. Für Menschen lesbar wird sie erst durch eine Visualisierungsanwendung (Abschnitt 14.1 Abs. 13 Sätze 4 und 5 UStAE). Mehr dazu unter XRechnung.

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist hybrid: ein PDF und eine XML-Datei in einer gemeinsamen Datei (Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE). Der Mensch liest das PDF, die Software das XML. Rechtlich führt der XML-Teil; weichen beide voneinander ab, gelten die strukturierten Daten (Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE). Mehr dazu unter ZUGFeRD und ZUGFeRD-Profile.

Warum ein PDF keine E-Rechnung ist

Ein PDF aus Word, ein eingescannter Beleg oder eine Rechnung im Text einer E-Mail enthalten die Angaben nur als Text oder Bild. Die Finanzverwaltung zählt „PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien oder Angaben in E-Mails“ ausdrücklich zu den sonstigen Rechnungen (Abschnitt 14.1 Abs. 2 Satz 4 Nr. 2 UStAE). Dass sich Text aus einem PDF kopieren lässt, ändert daran nichts, denn die Angaben stehen nicht in den Datenfeldern eines strukturierten Formats.

Auch eine XML-Datei kann ihre Eigenschaft als E-Rechnung verlieren. Entspricht sie wegen Formatfehlern nicht der zulässigen Syntax, ist sie umsatzsteuerlich nur eine sonstige Rechnung, gleich welcher Art der Fehler ist (Rn. 6a des BMF-Schreibens vom 15.10.2025). Verstößt sie dagegen nur gegen eine Geschäftsregel, bleibt sie umsatzsteuerlich eine E-Rechnung (Rn. 23 des BMF-Schreibens vom 15.10.2026). Ob eine Datei die Syntax einhält, zeigt ein Validator wie E-Rechnung prüfen.

Alle Pflichtangaben im strukturierten Teil

Eine E-Rechnung muss alle Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG im strukturierten Teil enthalten. Ein Verweis im XML auf eine angehängte PDF-Datei mit den Angaben genügt nicht, ein Link auf ein externes Ziel ebenso wenig (Rn. 35 des BMF-Schreibens vom 15.10.2025). Ergänzende Informationen wie Stundennachweise dürfen als eingebetteter Anhang mitgeschickt werden.

Welche Pflichtangabe in welches Datenfeld (BT) gehört, haben KoSIT und FeRD in einer gemeinsamen Zuordnungstabelle festgelegt. Die Finanzverwaltung empfiehlt, sich an deren jeweils aktuelle Version zu halten (Rn. 8 und 9 des BMF-Schreibens vom 15.10.2026).

E-Rechnung und sonstige Rechnung im Vergleich