E-Rechnungen empfangen: was seit 2025 gilt

Woraus sich die Empfangspflicht ergibt

Das Gesetz enthält keinen Satz „Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen“. Die Pflicht folgt aus § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG: Eine elektronische Rechnung braucht die Zustimmung des Empfängers nur, soweit keine Pflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG besteht. Zwischen inländischen Unternehmern entfällt die Zustimmung also. Die Finanzverwaltung leitet daraus ab, dass inländische Unternehmer die technischen Voraussetzungen für den Empfang schaffen müssen (Abschnitt 14.1 Abs. 4 Sätze 4 und 5 sowie Abs. 5 Satz 1 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist. § 27 Abs. 38 UStG betrifft nur die Ausstellung. Ein Lieferant darf Ihnen also seit Januar 2025 eine XRechnung schicken, ohne vorher zu fragen.

Wer empfangen muss

Jeder Unternehmer mit Sitz, Geschäftsleitung, beteiligter Betriebsstätte oder Wohnsitz im Inland. Die BMF-FAQ (Frage 12) sieht ausdrücklich keine Ausnahmen vor. Das trifft auch Unternehmer, die selbst keine E-Rechnung ausstellen müssen:

• Kleinunternehmer nach § 19 UStG (Abschnitt 14.1 Abs. 5 Satz 2 UStAE)
• Vermieter, die nur steuerfreie Umsätze ausführen, zum Beispiel die Vermietung einer Wohnung (Rn. 17 des BMF-Schreibens vom 15.10.2025)
• Land- und Forstwirte mit Durchschnittssatzbesteuerung nach § 24 UStG (ebenda)
• Vereine, soweit sie unternehmerisch tätig sind (BMF-FAQ, Frage 5)
• Ärzte und Freiberufler, auch wenn ihre Umsätze steuerfrei sind (BMF-FAQ, Frage 3)

Ein Beispiel: Eine Privatperson vermietet eine Eigentumswohnung und ist damit Unternehmerin. Ein Sanitärbetrieb repariert dort im März 2027 die Heizung für 1.400 €. Lag sein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €, muss er ihr eine E-Rechnung schicken. Die Vermieterin muss die Datei annehmen und lesen können, obwohl sie selbst nur steuerfreie Mieten abrechnet.

Bezieht ein Verein eine Leistung für seinen nichtunternehmerischen, ideellen Bereich, muss er dafür keine E-Rechnung empfangen können (BMF-FAQ, Frage 5).

Was „empfangen können“ praktisch heißt

Das Gesetz schreibt keinen Übermittlungsweg vor. Die Finanzverwaltung nennt E-Mail, Download aus einem Internetportal, eine elektronische Schnittstelle, einen gemeinsamen Speicherort im Konzern und sogar die Übergabe auf einem USB-Stick (BMF-FAQ, Frage 8). Welchen Weg Sie nutzen, vereinbaren Sie mit dem Lieferanten.

Für die Pflicht genügt ein E-Mail-Postfach. Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig (Abschnitt 14.1 Abs. 5 Satz 3 UStAE). Praktisch bewährt sich eine feste Adresse wie [email protected], die Sie allen Lieferanten mitteilen. So landen Rechnungen nicht in persönlichen Postfächern, die bei Urlaub oder Personalwechsel niemand liest.

Lesbar machen mit einem Viewer

Eine XRechnung ist eine XML-Datei ohne Druckbild. Um sie zu lesen, brauchen Sie einen Viewer, der die Daten als Rechnung darstellt (BMF-FAQ, Frage 12a). Die Finanzverwaltung bietet unter e-rechnung.elster.de einen eigenen kostenlosen Viewer an. Sie können eine XRechnung auch direkt mit XRechnung anzeigen öffnen.

Bei ZUGFeRD-Dateien sehen Sie zwar ein PDF, maßgeblich ist aber das eingebettete XML. Weichen beide voneinander ab, gelten die XML-Daten (Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE). Die BMF-FAQ empfiehlt deshalb, auch bei ZUGFeRD den XML-Teil selbst darzustellen. Ein Blick nur auf das PDF reicht für die Rechnungsprüfung nicht.

Annahme verweigern geht nicht

Wer eine E-Rechnung technisch nicht empfangen kann oder die Annahme verweigert, hat keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung (Abschnitt 14.1 Abs. 5 Satz 4 UStAE). Der Lieferant hat seine Pflichten erfüllt, wenn er die E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um die Übermittlung bemüht hat, etwa mit einem Sendeprotokoll (Satz 5). Für Ihren eigenen Vorsteuerabzug brauchen Sie die Rechnung aber: § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG setzt voraus, dass Sie eine ordnungsgemäße Rechnung besitzen.

Nach dem Empfang

Sie müssen E-Rechnungen nicht automatisch weiterverarbeiten; das Gesetz verlangt keine Buchungssoftware (BMF-FAQ, Frage 9). Zwei Dinge bleiben trotzdem Pflicht:

• Prüfen: Sie müssen die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit prüfen. Eine Validierung unterstützt dabei, ersetzt die Prüfung aber nicht (Abschnitt 14.5 Abs. 1 Satz 11 UStAE). Einzelheiten unter Vorsteuerabzug.
• Aufbewahren: Die XML-Datei ist acht Jahre unverändert aufzubewahren. Ein Ausdruck ersetzt sie nicht. Einzelheiten unter Archivierung.

Checkliste für den Eingang

1. Eine E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen festlegen und den Lieferanten mitteilen.
2. Einen Viewer für XRechnung und ZUGFeRD bereitstellen, der das XML darstellt.
3. Festlegen, wer eingehende E-Rechnungen prüft und zur Zahlung freigibt.
4. Die Ablage so einrichten, dass die Originaldatei unverändert gespeichert wird.
5. Mit Lieferanten klären, welches Format und welcher Übermittlungsweg gelten.