E-Rechnungspflicht ab 2028: Pflicht für alle Unternehmer

Was sich am 1. Januar 2028 ändert

Am 31. Dezember 2027 enden die beiden letzten Übergangsregeln: die Erleichterung für Unternehmer mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG) und die für EDI-Verfahren (Nr. 3). Danach gilt § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG ohne Aufschub: Leistet ein inländischer Unternehmer an einen anderen inländischen Unternehmer für dessen Unternehmen, ist die Rechnung als E-Rechnung auszustellen. Das gilt auch für Gutschriften (Abschnitt 14.3 Abs. 1 Satz 2 UStAE) und für Rechnungsberichtigungen (Rn. 20 des BMF-Schreibens vom 15.10.2026).

Stand 7.11.2026 enthält § 27 Abs. 38 UStG keine Regel, die über den 31. Dezember 2027 hinausreicht. Eine Verlängerung ist im Gesetz nicht beschlossen.

Wer 2028 neu dazukommt

Betroffen sind vor allem kleinere Betriebe, die 2027 noch Papier oder PDF verschicken durften. Ein Beispiel: Eine Tischlerei mit 380.000 € Gesamtumsatz schreibt ihre Rechnungen in Word und verschickt sie als PDF. Kunden sind Bauträger und Privatleute. Ab Januar 2028 braucht sie für die Bauträger E-Rechnungen. Privatkunden darf sie weiter PDF- oder Papierrechnungen schicken; für Arbeiten an deren Haus muss sie aber überhaupt eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG).

Wer weiter mit Word oder Excel arbeitet, braucht einen Weg zur strukturierten Datei: Word-Rechnung in XRechnung, Excel-Rechnung in ZUGFeRD oder PDF in E-Rechnung umwandeln.

Welche Ausnahmen bleiben

Die Ausnahmen stehen nicht in § 27 UStG, sondern in der UStDV und in § 14 UStG selbst. Sie sind deshalb nicht befristet:

Verwaltungsregeln mit eigenen Fristen

Neben dem Gesetz hat die Finanzverwaltung für technische Probleme eigene Nichtbeanstandungsregeln erlassen. Sie haben eigene Fristen, die teils über 2027 hinausreichen:

• Bruttopreisrechnungen: Für E-Rechnungen auf Basis von Bruttopreisen, die bis zum 31. Dezember 2027 ausgestellt werden, reichen im strukturierten Teil die Summen je Steuersatz, wenn die Einzelpositionen in einer eingebetteten Anlage stehen (Rn. 19 des BMF-Schreibens vom 15.10.2026). Diese Erleichterung endet mit 2027.
• Endrechnungen nach Anzahlungen: Bis zum 30. Juni 2030 wird nicht beanstandet, wenn vereinnahmte Teilentgelte als Summe in BT-113 „Paid amount“ und mit Details in BT-22 „Invoice note“ abgesetzt werden (Rn. 3 und 4).
• Bescheide über öffentlich-rechtliche Abgaben: Bis zum 30. Juni 2030 erlassene Gebührenbescheide dürfen sonstige Rechnungen sein (Rn. 27).
• Bauleistungen: Im strukturierten Teil genügen derzeit die Gewerke mit Summen, wenn das Leistungsverzeichnis als eingebettete Anlage beiliegt (Rn. 14). Ein Enddatum nennt das Schreiben nicht.

EDI nach 2027

EDI bleibt erlaubt, wenn das Format die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllt. Nach § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG dürfen Aussteller und Empfänger ein eigenes strukturiertes Format vereinbaren, wenn sich daraus alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben richtig und vollständig in ein Format nach EN 16931 übertragen lassen. Die Finanzverwaltung nennt das interoperabel: Die Angaben müssen ohne Informationsverlust weiterverarbeitet werden können. Ein Verlust liegt vor, wenn sich Inhalt oder Bedeutung einer Angabe ändert oder sie nicht mehr erkennbar ist (Abschnitt 14.1 Abs. 15 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

Für ein EDIFACT-Verfahren im Handel heißt das: Für Lieferungen bis Ende 2027 darf es mit Zustimmung des Empfängers weiterlaufen. Für Lieferungen ab 2028 muss feststehen, dass jede Nachricht alle Pflichtangaben enthält und sich verlustfrei nach EN 16931 übersetzen lässt. Fehlt etwa die Steuernummer des Lieferanten im Datensatz, ist das nicht der Fall; sie muss im strukturierten Teil stehen (Abschnitt 14.5 Abs. 9 Satz 6 UStAE).

Dezemberleistungen 2027

Die Übergangsregeln verlangen, dass die sonstige Rechnung bis zum 31. Dezember 2027 ausgestellt ist. Ein Gerüstbauer, der am 18. Dezember 2027 eine Leistung abschließt und die Rechnung am 8. Januar 2028 als PDF schreibt, ist nach dem Wortlaut von § 27 Abs. 38 UStG nicht mehr gedeckt. Wer bis zum Jahresende noch nicht umgestellt hat, sollte Dezemberleistungen deshalb noch im Dezember abrechnen.