Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf erechnungslotse.de ist die Aura UG (haftungsbeschränkt), Ludwig-Erhard-Straße 18, 20459 Hamburg, Deutschland. E-Mail: [email protected]

Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte schreiben Sie an [email protected] oder nutzen Sie das Kontaktformular. Die vollständigen Angaben zum Unternehmen stehen im Impressum.

Kurzfassung

• Sie können E-Rechnungen ohne Konto prüfen, anzeigen und im Formular erstellen. Die hochgeladene Datei verwenden wir nur dafür.
• Für das Umwandeln von PDF-, Word- und Excel-Rechnungen brauchen Sie ein Konto. Dafür speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und auf Wunsch Ihre Firmendaten.
• Datei und Prüfbericht löschen wir 24 Stunden nach dem Hochladen automatisch. Sie können beides vorher selbst löschen.
• Die Prüfung läuft auf unserem eigenen Server in Polen mit den Open-Source-Prüfwerkzeugen KoSIT-Validator und Mustang. Beim Prüfen und Anzeigen erhält außer Cloudflare, das die Verbindung zu unserem Server herstellt und die Datei für uns speichert, kein anderer Anbieter Ihre Rechnung.
• Beim Umwandeln geht der Text der Rechnung an Mistral AI in Frankreich, damit ein Sprachmodell die Felder ausliest. Word- und Excel-Dateien wandelt vorher unser eigener Dienst switchfile in ein PDF um. Die Inhalte einer Umwandlung löschen wir nach 24 Stunden.
• Wir verwenden keine Analyse- oder Werbewerkzeuge. Ohne Anmeldung setzt die Webseite keine Cookies, mit Anmeldung nur die dafür nötigen Cookies. Deshalb gibt es kein Cookie-Banner.

Server und Netz

Server

Webseite, Datenbank und Prüfwerkzeuge laufen auf einem dedizierten Server, den wir bei einem Hosting-Anbieter in der EU mieten. Der Server steht in einem Rechenzentrum in Polen. Der Hosting-Anbieter verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO).

Cloudflare

Alle Anfragen an erechnungslotse.de laufen über das Netz der Cloudflare, Inc., USA. Die verschlüsselte Verbindung Ihres Browsers endet bei Cloudflare. Von dort leitet Cloudflare die Anfrage über eine eigene verschlüsselte Verbindung (Cloudflare Tunnel) an unseren Server weiter. Unser Server ist aus dem Internet nur auf diesem Weg erreichbar.

Cloudflare verarbeitet dabei Ihre IP-Adresse, die Daten, die Ihr Browser mit jeder Anfrage sendet (zum Beispiel aufgerufene Adresse, Zeitpunkt und Browserkennung), und den Inhalt der Übertragung, also auch eine hochgeladene Rechnung. Wir setzen Cloudflare ein, um die Webseite zuverlässig auszuliefern und vor Angriffen zu schützen. Cloudflare verarbeitet die Daten in unserem Auftrag. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und erreichbarer Dienst.

Dateispeicher

Hochgeladene Dateien legt unser Server in einem eigenen Speicher bei Cloudflare R2 ab. Der Speicher ist der Rechtsordnung „EU“ zugeordnet. Die Dateien werden damit innerhalb der Europäischen Union gespeichert, und zwar verschlüsselt.

Prüfen und Anzeigen von E-Rechnungen

Wenn Sie eine Datei hochladen, verarbeiten wir die Datei, ihren Dateinamen, Dateityp und Größe, den Zeitpunkt des Hochladens und den Prüfbericht, den unser Server daraus erstellt.

Eine E-Rechnung enthält in der Regel personenbezogene Daten, zum Beispiel Namen und Anschriften, Kontaktdaten von Ansprechpartnern, Bankverbindungen und die Rechnungspositionen.

Unser Server prüft die Datei automatisch: XRechnungen mit dem KoSIT-Validator, ZUGFeRD- und Factur-X-Rechnungen mit Mustang. Er stellt die Rechnung lesbar dar und erzeugt auf Ihren Wunsch die Ansicht oder den Prüfbericht als PDF. Die Prüfwerkzeuge laufen auf unserem Server ohne Verbindung ins Internet. Wir sehen uns hochgeladene Rechnungen nicht an, geben sie nicht weiter und verwenden sie für keinen anderen Zweck, auch nicht zum Training von KI-Modellen.

Die Datei liegt im Dateispeicher, der Prüfbericht in unserer Datenbank auf unserem Server. Zum Ergebnis gelangen Sie nur über einen zufällig erzeugten Link, der nicht zu erraten ist. Wer diesen Link kennt, kann das Ergebnis bis zur Löschung abrufen. Geben Sie ihn deshalb nur an Personen weiter, die das Ergebnis sehen sollen.

Datei und Prüfbericht löschen wir 24 Stunden nach dem Hochladen automatisch. Mit „Jetzt löschen“ auf der Ergebnisseite löschen Sie beides sofort. Von hochgeladenen Dateien und Prüfberichten legen wir keine Sicherungskopien an. Gelöschte Daten können wir nicht wiederherstellen.

Rechtsgrundlage und Auftragsverarbeitung

Wir verarbeiten die Datei, weil Sie die Prüfung oder Anzeige anfordern (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Laden Sie als Unternehmen Rechnungen hoch, die personenbezogene Daten anderer Personen enthalten, etwa von Kunden, Lieferanten oder Ansprechpartnern, verarbeiten wir diese Daten in Ihrem Auftrag. Verantwortlich bleiben dann Sie, und es gilt unser Auftragsverarbeitungsvertrag.

Konto

Für das Umwandeln brauchen Sie ein Konto. Bei der Registrierung speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, den Namen, den Sie angeben, und Ihr Passwort, und zwar nur als Hashwert, aus dem sich das Passwort nicht zurückrechnen lässt. Zur Bestätigung der E-Mail-Adresse und zum Zurücksetzen des Passworts senden wir Ihnen E-Mails mit einem Link.

Wenn Sie angemeldet sind, speichern wir je Sitzung einen zufälligen Schlüssel, die IP-Adresse und die Browserkennung bei der Anmeldung sowie das Ablaufdatum. So können wir Ihre Anfragen Ihrem Konto zuordnen und Missbrauch erkennen. Eine Sitzung endet, wenn Sie sich abmelden, sonst nach einem Tag oder, wenn Sie „Angemeldet bleiben“ gewählt haben, nach 30 Tagen ohne Nutzung.

Auf Wunsch speichern Sie Firmendaten im Konto, etwa Name und Anschrift Ihres Unternehmens, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail-Adresse und Bankverbindung. Wir setzen sie als Absender in Ihre Rechnungen ein. Zum Konto gehören außerdem der Verlauf Ihrer Umwandlungen ohne Rechnungsinhalte (Datum, Art der Vorlage, Status, gewähltes Format) und Ihr Kontingent.

Rechtsgrundlage ist der Nutzungsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sie können Ihr Konto jederzeit selbst löschen. Dann löschen wir Kontodaten, Firmendaten, Sitzungen und Verlauf sofort.

Damit nach einem Ausfall keine Konten verloren gehen, sichern wir die Datenbank. Die Sicherungen enthalten nur das Konto einschließlich der Anmeldedaten (E-Mail-Adresse, Name, Passwort-Hashwert), Firmendaten, Guthaben, Abos und die Liste noch offener Dateilöschungen (nur die Speicherschlüssel der Dateien, keine Inhalte), damit nach einer Wiederherstellung keine Löschung verloren geht. Hochgeladene Dateien, Prüfberichte, Inhalte von Umwandlungen, Sitzungen und Zähler sind nicht enthalten. Wir bewahren jede Sicherung höchstens 7 Tage auf und speichern sie nur auf unserem Server oder im Dateispeicher in der EU. Löschen Sie Ihr Konto, ist es damit spätestens nach 7 Tagen auch aus den Sicherungen entfernt. Stellen wir eine Sicherung wieder her, löschen wir Konten, die nach dem Zeitpunkt der Sicherung gelöscht wurden, sofort erneut. Dafür bewahren wir beim Löschen eines Kontos nur dessen interne Kennnummer und den Zeitpunkt der Löschung auf, getrennt von den Sicherungen auf unserem Server oder im Dateispeicher in der EU und ebenso lange wie diese (höchstens 7 Tage). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, Ihr Konto nach einem technischen Fehler wiederherstellen zu können.

Umwandeln und Erstellen von E-Rechnungen

Beim Umwandeln laden Sie eine Rechnung als PDF, Word- oder Excel-Datei hoch. Wir speichern die Datei im Dateispeicher, bis die Felder ausgelesen sind, und löschen sie danach sofort, spätestens nach 24 Stunden.

• Word und Excel: Unser Dienst switchfile wandelt die Datei in ein PDF um. switchfile wird ebenfalls von der Aura UG betrieben, auf einem Server in Polen, Dateien liegen dort im Speicher von Cloudflare R2 in der EU. Wir löschen die Datei bei switchfile direkt nach der Umwandlung.
• Text auslesen: Unser Server liest den Text des PDFs mit dem Open-Source-Programm pdftotext aus, ohne Verbindung ins Internet.
• Felder auslesen: Den Text senden wir an die Mistral AI SAS, Frankreich. Ein Sprachmodell liest daraus Rechnungsnummer, Datum, Anschriften, Positionen, Beträge und Bankverbindung. Mistral erhält nur den Text der Rechnung, keine Angaben zu Ihrem Konto. Mistral verarbeitet die Daten in unserem Auftrag in der Europäischen Union. Ist der Dienst nicht erreichbar, liest unser Server die Felder mit festen Regeln selbst aus.

Die ausgelesenen Felder, Ihre Änderungen daran und den Dateinamen speichern wir in unserer Datenbank, damit Sie das Formular bearbeiten können. Nach 24 Stunden löschen wir diese Inhalte. Im Verlauf bleiben nur Datum, Art der Vorlage, Status und gewähltes Format.

Beim Erstellen und beim Herunterladen erzeugt unser Server aus den Feldern eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF und prüft die Datei mit dem KoSIT-Validator bzw. Mustang. Die erzeugte Datei speichern wir nicht, Sie erhalten sie direkt als Download. Erstellen Sie eine Rechnung ohne Konto, speichern wir die eingegebenen Felder nicht.

Rechtsgrundlage ist der Nutzungsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für Daten Dritter in Ihren Rechnungen gilt wie beim Prüfen unser Auftragsverarbeitungsvertrag.

Schutz vor Missbrauch

Damit der Dienst für alle erreichbar bleibt, begrenzen wir die Zahl der Uploads je Besucher und Stunde. Dafür bilden wir aus Ihrer IP-Adresse einen Hashwert und speichern nur diesen zusammen mit einem Zähler, nicht die IP-Adresse selbst. Die Zähler löschen wir nach spätestens zwei Stunden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der Schutz des Dienstes vor Überlastung und Missbrauch.

Anmeldung, Registrierung und Passwort-Zurücksetzen begrenzen wir ebenfalls je IP-Adresse. Dafür speichern wir einen Hash-Wert aus IP-Adresse und aufgerufenem Pfad mit geheimem Schlüssel (HMAC), einen Zähler und den Zeitpunkt, nicht die IP-Adresse selbst. Den Eintrag löschen wir nach spätestens einem Tag. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der Schutz der Konten vor dem Erraten von Passwörtern.

Server-Protokolle

Unsere Dienste schreiben technische Protokolle für Betrieb und Fehlersuche. Die Protokolle enthalten keine Rechnungsinhalte und keine IP-Adressen. Ihre Anfragen an die Webseite protokollieren wir nicht einzeln. Unser interner Prüfdienst schreibt für jede Anfrage unseres Servers eine Zeile, also für jede Prüfung, Ansicht, Erzeugung eines PDFs und jedes Auslesen von Text: Art der Anfrage, aufgerufene Funktion, Größe der Datei, Status, Fehlercode und Dauer. Die Zeile enthält keine IP-Adresse, keinen Dateinamen und keinen Inhalt der Rechnung. Fehlereinträge können interne Kennungen enthalten, etwa die Kennung eines hochgeladenen Dokuments. Jeder Dienst behält höchstens 5 Protokolldateien zu je 10 MB, ältere Einträge werden überschrieben. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist ein funktionierender Dienst.

Kontakt per E-Mail und Kontaktformular

Wenn Sie uns schreiben, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht, um Ihnen zu antworten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Nachricht die Nutzung unseres Dienstes betrifft, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, Ihre Anfrage zu beantworten.

E-Mails an [email protected] nimmt der E-Mail-Weiterleitungsdienst von Cloudflare, Inc. (Email Routing) entgegen und leitet sie an unser Postfach bei der Proton AG, Schweiz, weiter. Proton speichert die E-Mails in unserem Auftrag. Der E-Mail-Weiterleitungsdienst erfasst die Metadaten jeder weitergeleiteten E-Mail (Absender, Empfänger, Betreff, Message-ID, Zeitpunkt und Zustellstatus) und zeigt sie uns 31 Tage lang an. Wie lange der Dienst diese Daten selbst aufbewahrt, richtet sich nach seinen Bedingungen und unserem Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit ihm.

Kontaktformular

Das Kontaktformular fragt nach Ihrer E-Mail-Adresse, einem Thema und Ihrer Nachricht. Wir senden diese Angaben als E-Mail an unser Postfach bei Proton, mit Ihrer Adresse als Antwortadresse. Es ist dasselbe Postfach, in dem E-Mails an [email protected] ankommen. Die E-Mail versendet Plus Five Five, Inc. (Resend) in unserem Auftrag direkt an Proton, ohne den E-Mail-Weiterleitungsdienst. Wir speichern die Nachricht nicht in unserer Datenbank.

Unsere Protokolle vermerken zum Kontaktformular nur, dass eine Nachricht gesendet (mit Thema und Länge der Nachricht), abgewiesen, nicht gesendet oder nicht bestätigt wurde. Abgewiesen heißt: abgewiesen, weil ein für Menschen unsichtbares Feld ausgefüllt war; abgewiesen, weil das Formular schneller als zwei Sekunden abgeschickt wurde; abgewiesen, weil das Limit je Anschluss erreicht war; abgewiesen, weil die Obergrenze für alle Absender erreicht war; oder abgewiesen, weil für dieselbe E-Mail-Adresse vom selben Anschluss gerade ein Versand lief oder ein nicht bestätigter Versand weniger als 10 Minuten zurücklag. Nicht gesendet heißt: nicht gesendet wegen eines Fehlers beim Versand (mit dem Fehlercode des Mailservers) oder nicht gesendet, weil die Mail-Einstellung unseres Servers fehlerhaft war. Dazu kommt der Fall nicht bestätigt, weil der Mailserver nach Übergabe der Nachricht nicht rechtzeitig geantwortet hat (mit dem Fehlercode). Kein Eintrag enthält Ihre Nachricht, Ihre E-Mail-Adresse oder Ihre IP-Adresse.

Gegen automatisch versendete Nachrichten zählt der Server die Nachrichten je IP-Adresse (bei IPv6 je Anschluss, also die ersten 64 Bit). Der Zähler enthält die IP-Adresse nicht im Klartext, sondern nur einen Hash-Wert mit geheimem Schlüssel (HMAC). Er liegt nur im Arbeitsspeicher, wird nicht auf die Festplatte geschrieben und ist spätestens eine Stunde nach der letzten Nachricht gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der Schutz des Formulars vor Missbrauch.

Damit eine Nachricht nicht doppelt ankommt, hält der Server während des Versands einen Hash-Wert aus Ihrer E-Mail- und IP-Adresse (bei IPv6 die ersten 64 Bit) mit geheimem Schlüssel (HMAC) im Arbeitsspeicher, nicht die Adressen selbst. Können wir den Versand nicht bestätigen, bleibt der Hash-Wert bis zu 10 Minuten gespeichert und sperrt in dieser Zeit eine weitere Nachricht von derselben E-Mail-Adresse und demselben Anschluss. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, doppelte Nachrichten zu vermeiden.

Für Ihre Nachricht gilt dieselbe Rechtsgrundlage wie für eine E-Mail (siehe oben). Wir löschen die Nachricht aus dem Postfach, sobald Ihre Anfrage erledigt ist, es sei denn, wir müssen sie wie oben beschrieben aufbewahren.

Anfragen zur Ausübung Ihrer Rechte nach der DSGVO und unsere Antwort bewahren wir auf, um nachweisen zu können, dass wir sie bearbeitet haben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 5 Abs. 2 DSGVO). Nachrichten löschen wir, sobald wir sie für diese Zwecke nicht mehr brauchen und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Cookies und Speicherung im Browser

Ohne Anmeldung setzt die Webseite keine Cookies. Sie bindet keine Inhalte anderer Anbieter ein, etwa Schriften oder Videos, und verwendet keine Analyse- oder Werbewerkzeuge.

Wenn Sie sich anmelden, setzt die Webseite ein Sitzungs-Cookie mit einem zufälligen Schlüssel, damit Sie angemeldet bleiben. Ohne das Häkchen „Angemeldet bleiben“ gilt es nur bis zum Schließen des Browsers; ein zweites Cookie vermerkt diese Wahl und endet ebenfalls mit dem Browser. Mit dem Häkchen gilt das Sitzungs-Cookie bis zu 30 Tage. Beim Abmelden wird es gelöscht. Die Cookies sind für die von Ihnen gewünschte Anmeldung unbedingt erforderlich und deshalb ohne Einwilligung zulässig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die längere Laufzeit setzen wir nur, wenn Sie sie ausdrücklich wählen.

Wenn Sie zwischen hellem und dunklem Erscheinungsbild wählen, speichert Ihr Browser diese Wahl im lokalen Speicher (localStorage). Der Eintrag bleibt auf Ihrem Gerät und wird nicht an uns übertragen. Er bleibt bestehen, bis Sie ihn in Ihrem Browser löschen. Das Speichern ist für die von Ihnen gewünschte Einstellung unbedingt erforderlich und deshalb ohne Einwilligung zulässig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Empfänger und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten erhalten nur diese Dienstleister. Alle verarbeiten die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO.

Word- und Excel-Dateien wandelt beim Umwandeln unser eigener Dienst switchfile in ein PDF um. switchfile betreibt die Aura UG selbst; dafür gelten dieselben Dienstleister wie oben (Hosting-Anbieter und Cloudflare).

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. An Behörden geben wir Daten nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Übermittlung in Länder außerhalb der EU

Cloudflare, Inc. hat ihren Sitz in den USA und betreibt ein weltweites Netz. Anfragen bearbeitet Cloudflare in der Regel in einem Rechenzentrum in der Nähe des Nutzers. Hochgeladene Dateien bleiben im Speicher in der EU. Plus Five Five, Inc. (Resend) hat ihren Sitz in den USA; für den Versand erhält Resend Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt der E-Mail (den Link zum Konto bzw. Ihre Nachricht aus dem Kontaktformular). Auch der E-Mail-Weiterleitungsdienst von Cloudflare kann E-Mails an uns in den USA verarbeiten.

Soweit personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden, stützt sich die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-US-Datenschutzrahmen (Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795 vom 10. Juli 2023, Art. 45 DSGVO). Cloudflare, Inc. ist nach diesem Rahmen zertifiziert. Zusätzlich enthält der Auftragsverarbeitungsvertrag mit Cloudflare die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Mit Plus Five Five, Inc. (Resend) haben wir die Standardvertragsklauseln vereinbart (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Die Liste der zertifizierten Unternehmen finden Sie unter dataprivacyframework.gov.

Die Proton AG speichert E-Mails auf Servern in der Schweiz, in Deutschland oder in Norwegen. Für die Schweiz gibt es einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO; Entscheidung 2000/518/EG vom 26. Juli 2000). Deutschland gehört zur EU, Norwegen zum Europäischen Wirtschaftsraum.

Speicherdauer

Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf:

• Auskunft über die Daten, die wir über Sie verarbeiten (Art. 15)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
• Löschung (Art. 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, jederzeit und aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21)

Schreiben Sie dazu an [email protected] oder nutzen Sie das Kontaktformular. Ihr Konto können Sie unter „Konto“ selbst löschen. Hat ein Unternehmen eine Rechnung mit Ihren Daten hochgeladen, verarbeiten wir diese Daten im Auftrag dieses Unternehmens. Wenden Sie sich dann bitte an das Unternehmen. Ohne Konto wissen wir nicht, wer eine Datei hochgeladen hat, und nach 24 Stunden ist sie gelöscht.

Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), etwa bei der Behörde an Ihrem Wohnort oder bei der für uns zuständigen Behörde:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg, datenschutz-hamburg.de

Pflicht zur Bereitstellung

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns Daten bereitzustellen. Ohne die hochgeladene Datei können wir sie nicht prüfen, anzeigen oder umwandeln. Ohne E-Mail-Adresse können wir kein Konto anlegen.

Keine automatisierte Entscheidung

Prüfung und Auslesen einer Rechnung laufen automatisch, betreffen aber nur die Datei. Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO). Wir erstellen keine Profile.

Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unser Dienst oder die Rechtslage ändert. Das Datum oben auf der Seite nennt den Stand.