Was ist XRechnung?

Herausgeber und Einordnung

Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) betreibt XRechnung im Auftrag des IT-Planungsrats und veröffentlicht den Standard auf xeinkauf.de. Technisch ist XRechnung eine CIUS (Core Invoice Usage Specification) der EN 16931. Eine CIUS darf die Norm nur enger fassen: optionale Felder zu Pflichtfeldern machen, Geschäftsregeln ergänzen oder Codelisten einschränken. Eine gültige XRechnung ist deshalb immer auch eine Rechnung nach EN 16931.

Die Spezifikation fasst das so: Die CIUS XRechnung entspricht den Vorgaben in EN 16931-1 und ist daher „compliant“. Daneben gibt es die Extension XRechnung. Sie baut auf der CIUS auf und ergänzt Informationselemente nach den Regeln von EN 16931-5, ist also „conformant“. Sie ermöglicht zum Beispiel Unterpositionen (Gruppe SUB INVOICE LINE).

Jede XRechnung trägt im Feld „Specification identifier“ (BT-24) die Kennung urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0. Daran erkennen Prüfprogramme, nach welchen Regeln sie die Datei bewerten müssen.

Reines XML ohne Sichtteil

Eine XRechnung ist eine XML-Datei und enthält kein PDF. Zum Lesen brauchen Sie ein Anzeigeprogramm, das die Daten in eine Tabelle oder ein Rechnungsbild übersetzt. Das BMF weist in seinen FAQ (Frage 12a) darauf hin, dass dafür kostenfreie Programme verfügbar sind, darunter der E-Rechnungs-Viewer im ELSTER-Portal. Auf dieser Seite können Sie eine Datei mit XRechnung anzeigen öffnen. Wie sich das hybride Format ZUGFeRD davon unterscheidet, steht unter XRechnung oder ZUGFeRD.

Zwei Syntaxen: UBL und CII

Die EN 16931 erlaubt zwei XML-Syntaxen: UBL 2.1 (ISO/IEC 19845) und UN/CEFACT Cross Industry Invoice D16B (CII). XRechnung nutzt beide. Wer eine Rechnung ausstellt, wählt eine davon. Wer Rechnungen empfängt, muss nach Abschnitt 5.2 der Spezifikation beide annehmen können. Die Unterschiede im Detail erklärt die Seite UBL oder CII.

<cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</cbc:CustomizationID>
<cbc:ProfileID>urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0</cbc:ProfileID>
<cbc:ID>123456XX</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2016-04-04</cbc:IssueDate>
<cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
<cbc:Note>#ADU#Es gelten unsere Allgem. Geschäftsbedingungen, die Sie unter […] finden.</cbc:Note>
<cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
<cbc:BuyerReference>04011000-12345-03</cbc:BuyerReference>

In diesem Auszug steht CustomizationID für BT-24, ID für die Rechnungsnummer (BT-1), IssueDate für das Rechnungsdatum (BT-2) und InvoiceTypeCode 380 für eine Handelsrechnung (BT-3). BuyerReference ist die Käuferreferenz (BT-10). Hier steht die Leitweg-ID 04011000-12345-03, mit der eine Behörde die Rechnung intern weiterleitet.

Versionen: 3.0.2 gilt, 4.0 ist angekündigt

Im Sommer 2026 gab es kein normatives Release. Deshalb bleibt XRechnung 3.0 laut KoSIT mindestens bis zum 31. Juli 2027 in Kraft. Die Vorversion von XRechnung 4.0 ist die deutsche Umsetzung der überarbeiteten Norm EN 16931-1:2026. Sie bringt mehr als 50 neue Geschäftsbegriffe. BT-10 darf künftig mehrfach vorkommen, Skonto erhält mit BG-35 „Early Payment Discount“ eine eigene Gruppe, und eine Rechnung kann sich auf mehrere Bestellungen und Lieferungen beziehen.

Das Bundle mit den technischen Bestandteilen für 4.0 erwartet die KoSIT nach eigener Angabe im Frühjahr 2027. Ab wann 4.0 gilt, hat sie bisher nicht festgelegt. Für Ihre Rechnungen heißt das: Bleiben Sie bei 3.0 und fragen Sie Ihren Softwareanbieter, wann er 4.0 einplant.

Pflicht bei Rechnungen an Behörden

Für Aufträge des Bundes regelt die E-Rechnungsverordnung (ERechV) die Pflicht. Nach § 3 Abs. 1 ERechV müssen Rechnungssteller ihre Rechnungen elektronisch ausstellen und übermitteln. § 4 Abs. 1 schreibt grundsätzlich den Standard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung vor; ein anderer Standard ist erlaubt, wenn er der europäischen Norm entspricht. Ausgenommen sind nach § 3 Abs. 3 Nr. 1 Rechnungen nach einem Direktauftrag bis 1.000 €. Übermittelt wird über ein Verwaltungsportal des Bundes (§ 4 Abs. 3).

§ 5 Abs. 1 ERechV verlangt neben den umsatzsteuerlichen Angaben eine Leitweg-ID, die Bankverbindung, die Zahlungsbedingungen und eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers. Für Länder und Kommunen gelten eigene Vorschriften. In der XRechnung selbst sorgt die Regel BR-DE-15 dafür, dass die Käuferreferenz nie fehlt; mehr dazu unter Leitweg-ID und BR-DE-15.

XRechnung zwischen Unternehmen

Seit dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig eine E-Rechnung zu verwenden, mit Übergangsfristen bis Ende 2026 und Ende 2027. Einzelheiten stehen unter E-Rechnungspflicht und Übergangsregeln. XRechnung ist dafür zulässig.

Eine Leitweg-ID brauchen Sie im B2B-Geschäft nicht. Das Feld BT-10 bleibt in XRechnung trotzdem Pflicht. Laut BMF-FAQ (Frage 6) genügt umsatzsteuerlich ein Platzhalter wie „-“, wenn Ihr Kunde keine eigene Referenz vorgibt. Fehlt BT-10 ganz, meldet der Validator einen Fehler nach BR-DE-15.

XRechnung prüfen

Ob eine Datei den Regeln entspricht, prüft der KoSIT-Validator mit der XRechnung-Konfiguration. Mit XRechnung prüfen laden Sie eine Datei hoch und erhalten einen Bericht mit Regel-ID, betroffenem Feld und Version des Regelwerks.