Vorsteuerabzug aus E-Rechnungen

Grundlage: die ordnungsmäßige Rechnung

Nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG setzt der Vorsteuerabzug voraus, dass der Unternehmer „eine nach den §§ 14, 14a ausgestellte Rechnung besitzt“. Seit 2025 gehört dazu auch das richtige Format. Besteht für einen Umsatz die Pflicht zur E-Rechnung, erfüllt nur eine E-Rechnung dem Grunde nach die Anforderungen. Eine stattdessen ausgestellte sonstige Rechnung ist nicht ordnungsmäßig und berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug (Abschnitt 15.2a Abs. 1 Sätze 3 und 4 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

Solange der Lieferant eine Übergangsregel nach § 27 Abs. 38 UStG nutzen darf, gilt seine Papier- oder PDF-Rechnung weiterhin als ordnungsmäßige Rechnung (BMF-FAQ, Frage 2). Die Fristen stehen unter Übergangsregeln.

Wenn trotz Pflicht ein PDF kommt

Die Finanzverwaltung lässt den Vorsteuerabzug in diesen Fällen nicht automatisch scheitern. Sie nennt mehrere Wege:

1. Berichtigung: Der Lieferant stellt nachträglich eine E-Rechnung aus, die sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Die Berichtigung wirkt unter den übrigen Voraussetzungen auf den Zeitpunkt der ersten Rechnung zurück (BMF-FAQ, Frage 12b; Abschnitt 15.2a Abs. 7 UStAE).
2. Objektivnachweis: Ohne Berichtigung können die Angaben der sonstigen Rechnung als Nachweis dienen, wenn die Finanzverwaltung über alle Angaben verfügt, um die materiellen Voraussetzungen zu prüfen. Bei einer inhaltlich richtigen und vollständigen sonstigen Rechnung ist das regelmäßig der Fall (Abschnitt 15.2a Abs. 1a Sätze 12 und 13 UStAE).
3. Vertrauen auf die Übergangsregel: Der Vorsteuerabzug wird nicht allein wegen des falschen Formats beanstandet, wenn Sie nach den Ihnen vorliegenden Informationen annehmen durften, dass der Lieferant eine Übergangsregel nutzen konnte. Bekannte Umstände wie Ihr Auftragsvolumen mit diesem Lieferanten oder seine Größe müssen Sie berücksichtigen (BMF-FAQ, Frage 12b).

Die BMF-FAQ sagt ausdrücklich, dass diese Wege „zumindest derzeit“ offenstehen. Fordern Sie deshalb bei bestehender Pflicht eine E-Rechnung an. Darauf haben Sie einen zivilrechtlichen Anspruch, auch wenn ein übersandter Datensatz die Anforderungen nicht erfüllt (Abschnitt 14.1 Abs. 10 Satz 2 UStAE).

Drei Fehlerarten nach BMF

Die BMF-Schreiben vom 15.10.2025 und 15.10.2026 unterscheiden Fehler danach, welche Folge sie für die Umsatzsteuer haben:

Technik und Steuerrecht sehen das unterschiedlich. Für einen Validator ist eine Datei mit Geschäftsregelfehler keine gültige Rechnung nach EN 16931. Umsatzsteuerlich ist diese Sicht nicht maßgebend: Die Datei bleibt eine E-Rechnung und ist ordnungsmäßig, wenn sie die Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG richtig und vollständig enthält (Rn. 23 des BMF-Schreibens vom 15.10.2026).

Umgekehrt kann ein Inhaltsfehler auch dann vorliegen, wenn die Validierung nichts meldet. Eine Rechnung, die 7 % Umsatzsteuer ausweist, obwohl die Leistung dem Regelsatz unterliegt, besteht jede technische Prüfung und ist trotzdem inhaltlich falsch.

XML geht vor: Widersprüche bei ZUGFeRD

Bei hybriden Formaten bilden die Daten im strukturierten Teil den führenden Teil. Weichen PDF-Bild und XML voneinander ab, gehen die strukturierten Daten vor (Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE). Bis Ende 2024 war es umgekehrt, damals galt das Bild (BMF-FAQ, Frage 12a).

Enthält das PDF abweichende Rechnungsangaben, etwa eine andere Leistungsbeschreibung oder einen anderen Steuerbetrag, kann es eine weitere sonstige Rechnung sein; dann ist beim Aussteller § 14c UStG zu prüfen. Technisch bedingte geringe Abweichungen, gekürzte Leistungsbeschreibungen und Rundungsdifferenzen werden nicht beanstandet. Vorsteuer ziehen Sie in jedem Fall nur aus dem strukturierten Teil (Abschnitt 14c.1 Abs. 4a UStAE).

Ein Beispiel: Das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung nennt als Leistungszeitraum März 2027, im XML steht April 2027. Für Ihre Prüfung zählt April. Ist das falsch, muss der Lieferant die E-Rechnung berichtigen, und zwar wieder als E-Rechnung; eine korrigierte PDF-Seite reicht nicht (Abschnitt 14.11 Abs. 1 Sätze 7 und 8 UStAE).

Praxis: E-Rechnungen vor der Buchung prüfen

Der Empfänger muss jede Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit prüfen. Bei E-Rechnungen empfiehlt die Finanzverwaltung dafür eine geeignete Validierungsanwendung, die auch das Format prüft (Abschnitt 15.2a Abs. 6 Satz 3 UStAE). Die Validierung ersetzt die eigene Prüfung nicht. Auf ihr technisches Ergebnis zu Format und Geschäftsregeln dürfen Sie sich aber bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns verlassen (Rn. 35a des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

1. Die Datei validieren, etwa mit E-Rechnung prüfen, XRechnung prüfen oder ZUGFeRD prüfen. Ein Formatfehler bedeutet: keine E-Rechnung.
2. Fehlermeldungen einordnen: Betrifft eine Geschäftsregel eine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG, etwa Steuernummer oder Steuerbetrag, liegt ein Inhaltsfehler vor. Betrifft sie ein anderes Feld wie BT-10, ist sie umsatzsteuerlich unbeachtlich.
3. Den Inhalt des XML lesen, nicht nur das PDF: Leistung, Menge, Zeitraum, Steuersatz und Betrag mit Bestellung und Lieferschein abgleichen.
4. Den Prüfbericht zusammen mit der Rechnung aufbewahren, wie es die Finanzverwaltung empfiehlt (Rn. 35a). Mehr unter Archivierung.
5. Bei Fehlern eine berichtigte E-Rechnung anfordern.