Von der Excel-Rechnung zur ZUGFeRD-Rechnung

Was aus der Tabelle übernommen wird

Jede Zeile Ihrer Tabelle wird im XML zu einer Rechnungsposition (BG-25). Dazu gehören die Menge (BT-129), die Einheit (BT-130), der Nettopreis (BT-146), der Positionsbetrag netto (BT-131), die Bezeichnung (BT-153) sowie Steuerkategorie und Steuersatz (BT-151, BT-152). Die Einheit steht laut XRechnung-Spezifikation nicht als Freitext wie „Stk.“ im XML, sondern als Code aus den UN/ECE-Empfehlungen Nr. 20 und 21.

Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 (Rn. 10 bis 12) muss die Leistungsbeschreibung im strukturierten Teil so genau sein, dass sich Leistungsart, Umfang und Steuersatz daraus prüfen lassen. Eine Zeile „Leistungen laut Anlage“ genügt nicht. Ergänzende Details wie Stundennachweise dürfen in eine eingebettete Anlage.

Steuersätze richtig zuordnen

Positionen mit 19 % und 7 % tragen beide die Kategorie S („Standard rated“), unterscheiden sich aber im Satz. Für jede Kombination aus Kategorie und Satz bildet die Rechnung eine eigene Steueraufschlüsselung (BG-23) mit Bemessungsgrundlage (BT-116), Steuerbetrag (BT-117), Kategorie (BT-118) und Satz (BT-119). Steuerfreie Positionen brauchen eine andere Kategorie, etwa E („Exempt from VAT“), und nach BR-E-10 einen Befreiungsgrund als Text (BT-120) oder Code (BT-121). Stimmt die Bemessungsgrundlage eines Satzes nicht mit der Summe der zugehörigen Positionen überein, meldet die Prüfung BR-S-08.

<ram:ApplicableTradeTax>
    <ram:CalculatedAmount>109.99</ram:CalculatedAmount>
    <ram:TypeCode>VAT</ram:TypeCode>
    <ram:BasisAmount>578.89</ram:BasisAmount>
    <ram:CategoryCode>S</ram:CategoryCode>
    <ram:RateApplicablePercent>19</ram:RateApplicablePercent>
</ram:ApplicableTradeTax>
<ram:ApplicableTradeTax>
    <ram:CalculatedAmount>7.59</ram:CalculatedAmount>
    <ram:TypeCode>VAT</ram:TypeCode>
    <ram:BasisAmount>108.39</ram:BasisAmount>
    <ram:CategoryCode>S</ram:CategoryCode>
    <ram:RateApplicablePercent>7</ram:RateApplicablePercent>
</ram:ApplicableTradeTax>

Rundung: wo Excel und EN 16931 auseinanderlaufen

Excel rechnet intern mit vielen Nachkommastellen und zeigt nur zwei an. Die EN 16931 erlaubt bei Beträgen höchstens zwei Nachkommastellen und prüft Summen auf den Cent genau. Die Steuer wird je Steuersatz aus der Bemessungsgrundlage berechnet, nicht als Summe der Steuer je Zeile. So rechnet die Testrechnung oben:

• 578,89 € × 19 % = 109,9891 €, gerundet 109,99 €.
• 108,39 € × 7 % = 7,5873 €, gerundet 7,59 €.
• Steuer gesamt (BT-110): 109,99 € + 7,59 € = 117,58 €.
• Summe netto (BT-109) 687,28 € plus Steuer 117,58 € ergibt 804,86 € brutto (BT-112).

<ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation>
    <ram:LineTotalAmount>687.28</ram:LineTotalAmount>
    <ram:TaxBasisTotalAmount>687.28</ram:TaxBasisTotalAmount>
    <ram:TaxTotalAmount currencyID="EUR">117.58</ram:TaxTotalAmount>
    <ram:GrandTotalAmount>804.86</ram:GrandTotalAmount>
    <ram:TotalPrepaidAmount>1030</ram:TotalPrepaidAmount>
    <ram:DuePayableAmount>-225.14</ram:DuePayableAmount>

Rechnen Sie mit Bruttopreisen, etwa bei preisgebundenen Büchern, kann die nettobasierte Rechnung der EN 16931 zu Differenzen führen. Für XRechnung und ZUGFeRD gibt es laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 (Rn. 19) noch kein Bruttoformat. Bis zum 31. Dezember 2027 beanstandet die Verwaltung nicht, wenn der strukturierte Teil dann nur die Summen je Steuersatz enthält und die Einzelpositionen in einer eingebetteten, lesbaren Anlage stehen, auf die der strukturierte Teil hinweist.

Profil EN 16931 wählen

Die FeRD empfiehlt für EU-konforme Rechnungen das Profil EN 16931. BASIC ist für einfache Rechnungen zulässig, kann aber keine rechnungsbegründenden Unterlagen in das XML einbetten. MINIMUM und BASIC WL sind keine E-Rechnungen, weil sie keine Positionen enthalten. Mehr dazu unter ZUGFeRD-Profile.

Werkzeuge

Der Export „Als PDF speichern“ in Excel erzeugt ein PDF ohne eingebettetes XML und damit keine ZUGFeRD-Rechnung. Sie brauchen ein Programm, das aus Ihren Daten das XML schreibt und es in ein PDF/A-3 einbettet. Das übernimmt ein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm mit ZUGFeRD-Ausgabe. Für Entwickler gibt es die Open-Source-Bibliothek Mustangproject (Apache 2.0); sie schreibt und prüft ZUGFeRD- und Factur-X-Dateien und wandelt PDF/A-1 in PDF/A-3 um. Die FeRD stellt zu jeder Version ein kostenfreies Infopaket mit Schemas, Beispielrechnungen und Codelisten bereit.

Danach prüfen

Laden Sie das fertige PDF bei ZUGFeRD prüfen hoch. Die Prüfung liest das eingebettete XML aus, rechnet die Summen nach und kontrolliert den PDF/A-Aufbau. Vergleichen Sie danach Bild und Daten: Seit 2025 ist bei Abweichungen das XML maßgeblich.