Von der Word-Rechnung zur XRechnung

Warum das PDF aus Word nicht genügt

Nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein PDF aus Word zeigt die Angaben nur als Text auf einer Seite. Das BMF schreibt in seinen FAQ (Frage 2), dass ein einfaches PDF-Dokument nicht unter diese Definition fällt, weil es kein strukturiertes Format hat. Es ist eine sonstige Rechnung.

Sonstige Rechnungen dürfen Sie zwischen Unternehmen nur noch übergangsweise verschicken, und als PDF per E-Mail nur mit Zustimmung des Empfängers. Die allgemeine Übergangsfrist endet am 31. Dezember 2026; bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € gilt sie bis Ende 2027. Was das für Sie bedeutet, steht unter E-Rechnungspflicht ab 2027 und E-Rechnungspflicht ab 2028.

Wege zur XRechnung

Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm

Der übliche Weg: Sie erfassen Ihre Firmendaten und Ihre Kunden einmal, das Programm schreibt bei jeder Rechnung die XML-Datei. Achten Sie beim Auswählen darauf, dass das Programm XRechnung 3.0 erzeugt und Felder für Ansprechpartner, Telefon und Käuferreferenz anbietet. Fehlen diese, lehnt der Validator die Datei ab, auch wenn das Rechnungsbild vollständig aussieht.

Weberfassung der OZG-RE für Rechnungen an den Bund

Für Rechnungen an die Bundesverwaltung bietet das Beschaffungsamt des BMI ein Erfassungsformular auf der Rechnungseingangsplattform OZG-RE. Seit September 2025 empfängt die Bundesverwaltung E-Rechnungen über diese eine Plattform; die frühere ZRE ist darin aufgegangen. Die Registrierung ist kostenfrei. Nach der Anmeldung geben Sie die Rechnungsdaten im Reiter „Neue Rechnung erfassen“ ein, die Plattform erzeugt daraus eine E-Rechnung und übermittelt sie an die Behörde.

Eingereichte Rechnungen können Sie im Bereich „Status eingereichter Rechnungen“ herunterladen und als Vorlage für die nächste Rechnung wieder hochladen. Dann geben Sie nur Leitweg-ID, Datumsangaben und Zahlungsinformationen neu ein. Die Plattform stellt an Empfänger der Bundesverwaltung und einiger Länder zu, die an die OZG-RE angebunden sind. Die Weberfassung ist für Rechnungen an diese öffentlichen Empfänger gedacht.

Eigene Software

Wer Rechnungen bereits aus einer eigenen Anwendung erzeugt, kann die XML-Ausgabe ergänzen. Die KoSIT stellt dafür Open-Source-Bausteine bereit, darunter den Validator und eine Testsuite mit Beispielrechnungen. Die Zuordnung der Pflichtangaben zu den Feldern unten ist dabei der Ausgangspunkt.

Umwandlung einer bestehenden Rechnung

Welche Angaben der Vorlage in welches Feld gehören

Die Tabelle ordnet die üblichen Bestandteile einer Word-Vorlage den Feldern der EN 16931 zu. Grundlage sind die Zuordnungstabelle von KoSIT und FeRD (Stand 25. Juli 2025), deren Anwendung das BMF in seinen FAQ (Frage 16) empfiehlt, sowie die XRechnung-Regeln BR-DE aus dem Schematron 2.6.0.

Die Kennung des Standards (BT-24) steht nicht in Ihrer Vorlage; das Programm setzt sie. Drei Angaben fehlen in Word-Vorlagen besonders häufig, weil sie auf einer Papierrechnung nicht vorgeschrieben sind: der Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail (BR-DE-2), die Käuferreferenz (BR-DE-15) und die Zahlungsart als Code (BR-DE-1).

<cac:PaymentMeans>
    <cbc:PaymentMeansCode>58</cbc:PaymentMeansCode>
    <cac:PayeeFinancialAccount>
        <!-- dies ist eine nicht existerende aber valide IBAN als test dummy -->
        <cbc:ID>DE79000000001234567890</cbc:ID>
    </cac:PayeeFinancialAccount>
</cac:PaymentMeans>
<cac:PaymentTerms>
    <cbc:Note>Zahlbar sofort ohne Abzug.</cbc:Note>
</cac:PaymentTerms>

Aus dem Satz „Bitte überweisen Sie den Betrag auf folgendes Konto“ in Ihrer Vorlage werden hier zwei Felder: der Code 58 für eine SEPA-Überweisung in BT-81 und die IBAN in BT-84. Den Text zum Zahlungsziel übernimmt BT-20.

Danach prüfen

Laden Sie die erzeugte Datei bei XRechnung prüfen hoch, bevor Sie sie versenden. Das BMF hält eine Validierung für sinnvoll und empfiehlt, sie schon bei Erstellung und Versand durchzuführen (FAQ, Frage 7). Die Prüfung weist auf fehlende und widersprüchliche Angaben hin; ob Preise und Mengen stimmen, kontrollieren Sie weiterhin selbst.