E-Rechnungen aufbewahren: Fristen und GoBD

Acht Jahre seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz

Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 323) hat die Frist für Rechnungen und Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt. Geändert wurden § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG, § 147 Abs. 3 Satz 1 AO und § 257 Abs. 4 HGB. Die neue Frist gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unterlagen, deren alte Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (§ 27 Abs. 40 Satz 1 UStG, Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO).

Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute gilt die kürzere Frist erst für Unterlagen, deren alte Frist am 1. Januar 2026 noch nicht abgelaufen war (§ 27 Abs. 40 Satz 2 UStG). Andere Unterlagen behalten ihre Fristen: Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre, sonstige Unterlagen wie Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO).

Wann die Frist beginnt und endet

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 Satz 3 UStG). Für Buchungsbelege nach der AO ist es das Jahr, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO).

Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Prüfen Sie das, bevor Sie Altbestände löschen.

Das XML ist das Original

Umsatzsteuerlich ist eine Rechnung grundsätzlich im empfangenen Format aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen (Abschnitt 14b.1 Abs. 1 Sätze 2 bis 4 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025). Die GoBD sagen dasselbe: Eingehende Rechnungen sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden, „z. B. Rechnungen im XML-Format“ (Rz. 131 GoBD in der Fassung vom 14.07.2025).

Für die Praxis folgt daraus:

• Eine XRechnung als PDF auszudrucken oder die Ansicht aus einem Viewer abzulegen, ersetzt die XML-Datei nicht. Die Ansicht ist eine Lesehilfe.
• Bei ZUGFeRD genügt es, den XML-Teil aufzubewahren. Das PDF ist zusätzlich aufzubewahren, wenn es abweichende oder zusätzliche steuerlich bedeutsame Informationen enthält, etwa Buchungsvermerke oder eine qualifizierte elektronische Signatur (Rz. 119 und 131 GoBD).
• Wird eine ZUGFeRD-Datei in ein anderes Format umgewandelt, zum Beispiel in TIFF, darf der XML-Teil dabei nicht verloren gehen (Rz. 125 GoBD, Beispiel 10).
• Abweichend von § 147 Abs. 2 Nr. 1 AO genügt bei strukturierten Datensätzen eine inhaltliche statt einer bildlichen Übereinstimmung (Rz. 118 GoBD).

Maschinelle Auswertbarkeit

Elektronisch aufbewahrte Unterlagen müssen während der ganzen Frist verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Bei einer Außenprüfung darf das Finanzamt Einsicht in die Daten nehmen, eine Auswertung nach seinen Vorgaben verlangen oder die Daten in einem maschinell auswertbaren Format anfordern (§ 147 Abs. 6 AO). Für die E-Rechnung schreibt die Finanzverwaltung ausdrücklich vor, dass der strukturierte Teil maschinell auswertbar bleiben muss (Abschnitt 14b.1 Abs. 5 Satz 4 UStAE).

Ein Beispiel: Eine Hausverwaltung erhält im Jahr rund 2.000 XRechnungen von Handwerkern und Versorgern. Sie speichert nur die PDF-Ansichten im Dokumentenmanagement und löscht die E-Mails mit den XML-Anhängen. Bei einer Prüfung im Jahr 2030 kann sie die Rechnungen aus 2027 nicht im Original vorlegen. Richtig wäre, die XML-Dateien unverändert abzulegen und die Ansicht höchstens zusätzlich zu speichern.

Ist ein GoBD-konformes Archivsystem Pflicht?

Für die Umsatzsteuer stellt die Finanzverwaltung klar: Allein weil E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems gespeichert und archiviert werden, liegt regelmäßig kein Verstoß gegen § 14b Abs. 1 UStG vor (Abschnitt 14b.1 Abs. 1 Satz 5 UStAE). Für andere Zwecke als die Umsatzsteuer, vor allem die Buchführung nach der AO, gelten die GoBD aber weiter (Abschnitt 14b.1 Abs. 6 Satz 3 UStAE).

Für Ausgangsrechnungen gibt es eine Erleichterung: Wer ein Fakturierungsprogramm nutzt, muss keine bildhafte Kopie wie den PDF-Teil speichern, wenn er jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erzeugen kann (Rz. 76 GoBD).

Aufbewahrungsort ist grundsätzlich das Inland. Elektronisch dürfen Rechnungen auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet liegen, wenn ein vollständiger Online-Zugriff mit Herunterladen und Verwendung der Daten gewährleistet ist; der Ort ist dann dem Finanzamt mitzuteilen (§ 14b Abs. 2 UStG). Das betrifft zum Beispiel Cloud-Archive mit Rechenzentrum im EU-Ausland.

Was Sie zusätzlich aufbewahren sollten

• Prüfbericht: Die Finanzverwaltung empfiehlt, den Validierungsbericht als Nachweis aufzubewahren (Rn. 35a des BMF-Schreibens vom 15.10.2025). E-Rechnung prüfen erzeugt einen solchen Bericht mit Regelwerk und Version.
• Signaturen: Wurde eine Rechnung mit qualifizierter elektronischer Signatur übermittelt, ist auch die Signatur als Nachweis aufzubewahren (Abschnitt 14b.1 Abs. 6 Satz 2 UStAE).