Kann man ein PDF in eine E-Rechnung umwandeln?

Was beim Umwandeln passiert

1. Auslesen: Der Text des PDFs wird gelesen, bei Scans erst über Texterkennung.
2. Zuordnen: Jede Angabe kommt in das passende Feld der EN 16931, etwa die Rechnungsnummer in BT-1.
3. Ergänzen: Angaben, die im PDF fehlen, aber im XML Pflicht sind, werden nachgetragen.
4. Erzeugen: Aus den Feldern entsteht eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF.
5. Prüfen: Die Datei läuft durch den Validator; Fehler werden korrigiert.
6. Versenden und aufbewahren: Die E-Rechnung geht an den Kunden, Sie bewahren sie unverändert auf.

Digitale PDFs und gescannte Rechnungen

Ein PDF, das Sie aus Word oder einem Rechnungsprogramm erzeugt haben, enthält echten Text. Er lässt sich zuverlässig auslesen; schwierig sind vor allem Tabellen, deren Spalten nicht sauber getrennt sind. Ein gescanntes Papierdokument ist dagegen ein Bild. Die Texterkennung kann Ziffern verwechseln, etwa 1 und 7 oder 0 und 8, und das fällt bei Beträgen, IBAN oder Steuernummern nicht immer auf.

Ein Scan wird durch das Einscannen selbst nicht zur E-Rechnung. Die XRechnung-Spezifikation sagt dazu: „Eine Bilddatei, ein reines PDF oder eine eingescannte Papierrechnung ist keine elektronische Rechnung im Sinne der Richtlinie.“ E-Rechnung ist erst die strukturierte Datei, die aus den ausgelesenen Daten entsteht. Bei Scans sollten Sie jeden Betrag mit dem Original vergleichen.

Was ein PDF oft nicht enthält

So sieht eine einzelne Position nach der Umwandlung aus. Aus der PDF-Zeile „Porto + Versandkosten, 1, 7 %, 26,07 €“ wird:

<cac:InvoiceLine>
    <cbc:ID>Porto + Versandkosten</cbc:ID>
    <cbc:InvoicedQuantity unitCode="XPP">1</cbc:InvoicedQuantity>
    <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">26.07</cbc:LineExtensionAmount>
    <cac:Item>
        <cbc:Name>Porto + Versandkosten</cbc:Name>
        <cac:ClassifiedTaxCategory>
            <cbc:ID>S</cbc:ID>
            <cbc:Percent>7</cbc:Percent>
            <cac:TaxScheme>
                <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
            </cac:TaxScheme>
        </cac:ClassifiedTaxCategory>
    </cac:Item>
    <cac:Price>
        <cbc:PriceAmount currencyID="EUR">26.07</cbc:PriceAmount>
    </cac:Price>
</cac:InvoiceLine>

Ziel: XRechnung oder ZUGFeRD

Geht die Rechnung an eine Behörde, wählen Sie XRechnung. Für Firmenkunden, die weiter ein lesbares Dokument erwarten, eignet sich ZUGFeRD im Profil EN 16931. Das ursprüngliche PDF kann dann als Sichtteil dienen, wenn es in PDF/A-3 umgewandelt wird und inhaltlich genau dem XML entspricht. Weichen beide ab, gilt laut BMF und FeRD das XML. Die Unterschiede beider Formate erklärt XRechnung oder ZUGFeRD.

Verantwortung bleibt beim Aussteller

Zur Rechnung verpflichtet ist nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG der leistende Unternehmer. Ein Dritter darf die Rechnung in seinem Namen ausstellen (§ 14 Abs. 2 Satz 7 UStG), etwa ein Dienstleister oder ein Programm, das Sie bedienen. An der Verantwortung für den Inhalt ändert das nichts.

Nach Rn. 35 des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025 müssen alle Pflichtangaben im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis auf das alte PDF als Anlage reicht nicht. Die Validierung hilft, ersetzt aber keine Durchsicht: Nach Rn. 35a können Inhaltsfehler wie ein falscher Steuersatz vorliegen, ohne dass die Prüfung etwas meldet. Lesen Sie die erzeugte Rechnung deshalb vor dem Versand mit XRechnung anzeigen gegen das Original.

Das ursprüngliche PDF dürfen Sie als ergänzende Anlage in die E-Rechnung einbetten (BMF-FAQ, Frage 7a). Es ersetzt die strukturierten Angaben nicht.