Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise: keine E-Rechnung nötig

Die Grenze von 250 €

Maßgeblich ist der Gesamtbetrag der Rechnung, also der Betrag einschließlich Umsatzsteuer; die BMF-FAQ (Frage 4) spricht ausdrücklich von „bis 250 Euro Bruttobetrag“. Eine Rechnung über 210 € netto und 39,90 € Umsatzsteuer, zusammen 249,90 €, ist eine Kleinbetragsrechnung. Bei 220 € netto und 41,80 € Steuer, zusammen 261,80 €, ist sie es nicht.

Werden mehrere Leistungen in einer Rechnung abgerechnet, entscheidet allein der Gesamtbetrag. Liegt er über 250 €, ist eine E-Rechnung auszustellen, auch wenn der Teil, der der E-Rechnungspflicht unterliegt, unter 250 € bleibt, etwa weil steuerfreie oder nicht steuerbare Leistungen mit abgerechnet werden (Abschnitt 14.6 Abs. 4 Sätze 5 und 6 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

Was eine Kleinbetragsrechnung enthalten muss

§ 33 Satz 1 UStDV verlangt weniger als § 14 Abs. 4 UStG:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie den Steuersatz, oder einen Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Name und Anschrift des Kunden, eine Rechnungsnummer und die Steuernummer des Lieferanten gehören nicht zu diesen Angaben (§ 33 Satz 1 UStDV; zur Nummer Abschnitt 14.5 Abs. 14 UStAE). Die verkürzten Angaben gelten nicht für Rechnungen über Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG, also etwa innergemeinschaftliche Lieferungen oder Leistungen, bei denen der Kunde die Steuer schuldet (§ 33 Satz 3 UStDV).

Typische Fälle

Barkäufe über 250 €

Für bar bezahlte Leistungen gibt es keine Sonderregel (BMF-FAQ, Frage 10). Ein Handwerker, der im Baumarkt Material für 480 € für seinen Betrieb kauft, bekommt eine E-Rechnung, sobald der Baumarkt keine Übergangsregel mehr nutzen kann oder will. Die Finanzverwaltung schlägt vor, an der Kasse zunächst einen Kassenbeleg als sonstige Rechnung auszugeben und ihn später durch eine E-Rechnung zu berichtigen, die zum Beispiel per E-Mail an den Kunden geht. Diese E-Rechnung muss sich spezifisch und eindeutig auf den ursprünglichen Beleg beziehen (Abschnitt 15.2a Abs. 7 Sätze 2 und 3 UStAE).

Für Ihre Buchhaltung heißt das: Geben Sie bei Einkäufen über 250 € an der Kasse eine E-Mail-Adresse für die E-Rechnung an. Der Kassenbon allein berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug, wenn für den Verkäufer eine E-Rechnungspflicht bestand (Abschnitt 15.2a Abs. 1 Satz 4 UStAE). Was dann noch möglich ist, steht unter Vorsteuerabzug.

Fahrausweise

Fahrausweise für die Beförderung von Personen gelten als Rechnung, wenn sie die Angaben nach § 34 Abs. 1 Satz 1 UStDV enthalten: Name und Anschrift des Beförderungsunternehmers, Ausstellungsdatum, Entgelt und Steuer in einer Summe und den Steuersatz, sofern nicht der ermäßigte Satz nach § 12 Abs. 2 Nr. 10 UStG gilt. Nach § 34 Abs. 1 Satz 2 UStDV dürfen sie immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, unabhängig vom Betrag. Eine Bahnfahrt in der ersten Klasse für 310 € braucht also keine E-Rechnung. Ein online abgerufener Fahrausweis wird anerkannt, wenn das Verfahren sicherstellt, dass ein Konto des Unternehmers belastet wird (Abschnitt 15.5 Abs. 1 Satz 2 UStAE).

Freiwillige E-Rechnung und Zustimmung

Auch bei Kleinbeträgen und Fahrausweisen darf der Aussteller eine E-Rechnung schicken; an inländische Unternehmer braucht er dafür keine Zustimmung. Für eine sonstige Rechnung in elektronischer Form, etwa ein PDF, braucht er dagegen das Einverständnis des Empfängers. Eine besondere Form ist nicht nötig, es muss nur Einvernehmen über das Format bestehen (Abschnitt 14.6 Abs. 4 Sätze 1 bis 4 und Abschnitt 14.7 Abs. 4 UStAE). Papier ist immer zulässig.