Was ist ZUGFeRD?

Aufbau: PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei

Das PDF soll dem Archivformat PDF/A-3 nach ISO 19005-3 entsprechen. PDF/A-3 verlangt unter anderem, dass alle Schriftarten in der Datei eingebettet sind, damit die Rechnung auch nach Jahren gleich aussieht. In das PDF ist genau eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten eingebunden, sie heißt factur-x.xml oder beim Profil XRECHNUNG xrechnung.xml.

Die XML-Datei folgt immer der Syntax UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII). Die Felder sind dieselben Geschäftsbegriffe (BT-Nummern) wie bei XRechnung, weil beide Formate auf der EN 16931 aufbauen. Ein PDF ohne diese eingebettete Datei ist keine ZUGFeRD-Rechnung, auch wenn es genauso aussieht.

Wer ZUGFeRD herausgibt

ZUGFeRD wird vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) in der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) entwickelt, gemeinsam mit dem französischen Forum FNFE-MPE. In Frankreich heißt dasselbe Format Factur-X. Seit Version 2.0 vom 24. März 2020 sind beide deckungsgleich. Die FeRD betont, dass ZUGFeRD eine Spezifikation ist und keine Software: Erstellen und Prüfen übernehmen Programme, die das Format umsetzen.

Aktueller Stand: ZUGFeRD 2.5.2

Version 2.5.2 korrigiert vor allem Unstimmigkeiten im Profil EXTENDED. Sie basiert auf UN/CEFACT CII D22B und ist nach Angabe der FeRD vollständig abwärtskompatibel zu D16B, der Syntaxversion der EN 16931. Anders als bei XRechnung haben ZUGFeRD-Versionen kein Ablaufdatum. Die Ausnahme ist das Profil XRECHNUNG: Dort muss der Inhalt der jeweils gültigen XRechnung-Spezifikation entsprechen.

Welche ZUGFeRD-Rechnungen als E-Rechnung gelten

Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE in der Fassung vom 15. Oktober 2025 hält fest: Das hybride Format ZUGFeRD ab Version 2.0.1 beruht auf der Normenreihe EN 16931 und fällt unter die zulässigen E-Rechnungsformate, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Diese beiden enthalten keine Rechnungspositionen und dienen nur als Buchungshilfe.

• Als E-Rechnung geeignet: BASIC, EN 16931 (früher COMFORT), EXTENDED und das Referenzprofil XRECHNUNG.
• Nicht geeignet: MINIMUM und BASIC WL.

Was in den einzelnen Profilen steht und wie man sie in der Datei erkennt, erklärt die Seite ZUGFeRD-Profile.

Das XML ist führend

Bis Ende 2024 ging bei Abweichungen zwischen Bild und Daten das Bild vor. Mit der verpflichtenden E-Rechnung hat sich das umgekehrt. Laut BMF und FeRD sind seit dem 1. Januar 2025 die Daten im XML maßgeblich, das PDF dient nur dem Lesen. Steht im PDF ein anderer Betrag als im XML, gilt der Betrag im XML.

Für Aussteller bedeutet das: Prüfen Sie vor dem Versand, ob Bild und Daten übereinstimmen. Empfänger sollten den XML-Teil selbst anzeigen lassen, statt sich auf das PDF zu verlassen. Fehler im PDF/A-Aufbau wertet die ZUGFeRD-Spezifikation nur als Warnung; der Empfänger kann aber eine korrigierte Datei verlangen.

ZUGFeRD bei Behörden

Die Rechnungseingangsplattform des Bundes nimmt ZUGFeRD nur im Profil XRECHNUNG an, und zwar ausschließlich als reine XML-Datei ohne Sichtformat. Der Vorteil des lesbaren PDFs entfällt dort also. Für Länder und Kommunen gelten eigene Vorgaben; fragen Sie im Zweifel beim Auftraggeber nach. Einen Vergleich beider Formate finden Sie unter XRechnung oder ZUGFeRD.

ZUGFeRD prüfen

Mit ZUGFeRD prüfen laden Sie ein ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF hoch. Die Prüfung liest das eingebettete XML aus, bewertet es nach den Regeln des angegebenen Profils und kontrolliert den PDF/A-Aufbau. Für Dateien ohne PDF-Hülle eignet sich E-Rechnung prüfen.