E-Rechnungspflicht ab 2027: wer über der 800.000-€-Grenze liegt

Die Regel im Gesetz

§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG erlaubt für Umsätze, die im Jahr 2027 ausgeführt werden, noch Rechnungen auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format wie PDF. Bedingung: Der Gesamtumsatz (§ 19 Abs. 2 UStG) des ausstellenden Unternehmers hat im vorangegangenen Kalenderjahr „nicht mehr als 800 000 Euro“ betragen. Die Rechnung muss bis zum 31. Dezember 2027 ausgestellt sein.

Umgekehrt gelesen: Wer 2026 mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, kann sich für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 auf keine Übergangsregel mehr stützen, denn die allgemeine Regel nach § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG endet mit dem Jahr 2026. Für ihn gilt § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG ohne Einschränkung. Ausgenommen sind nur EDI-Verfahren nach Nr. 3, dazu unten mehr.

Es zählt der Umsatz des Ausstellers

Die Grenze bezieht sich auf den Unternehmer, der die Rechnung ausstellt, nicht auf den Kunden. Ein kleiner Betrieb kann 2027 also von einem großen Lieferanten E-Rechnungen bekommen und selbst noch PDF-Rechnungen schreiben. Empfangen müssen ohnehin alle, siehe E-Rechnung empfangen.

Maßgeblich ist das Vorjahr. Für Leistungen im Jahr 2027 zählt der Gesamtumsatz 2026. Wie viel Sie 2027 umsetzen, spielt für die Grenze keine Rolle.

Was zum Gesamtumsatz gehört

§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG verweist ausdrücklich auf § 19 Abs. 2 UStG, also auf denselben Begriff wie bei der Kleinunternehmerregelung. Gesamtumsatz ist danach „die nach vereinnahmten Entgelten berechnete Summe der vom Unternehmer ausgeführten steuerbaren Umsätze“ im Sinne des § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG. Davon werden abgezogen:

• Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 Buchst. i, Nr. 9 Buchst. b und Nr. 11 bis 29 UStG steuerfrei sind, zum Beispiel die steuerfreie Vermietung von Grundstücken (§ 4 Nr. 12) oder Heilbehandlungen (§ 4 Nr. 14)
• Umsätze nach § 4 Nr. 8 Buchst. a bis h, Nr. 9 Buchst. a und Nr. 10 UStG, wenn es Hilfsumsätze sind, etwa der Verkauf eines Betriebsgrundstücks (Abschnitt 19.2 Abs. 3 UStAE)

Umsätze mit Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens bleiben außer Ansatz (§ 19 Abs. 2 Satz 2 UStG). Der Verkauf eines gebrauchten Firmenwagens oder einer alten Maschine zählt also nicht mit. Weitere Punkte, die bei der Berechnung oft falsch gemacht werden:

• Netto statt brutto: Gerechnet wird mit Entgelten nach § 10 Abs. 1 UStG, also ohne Umsatzsteuer (Abschnitt 19.2 Abs. 1 UStAE).
• Vereinnahmt statt berechnet: Es zählen die im Jahr eingegangenen Entgelte. Anzahlungen gehören in das Jahr, in dem sie vereinnahmt werden.
• Steuerfreie Lieferungen ins Ausland zählen mit: Ausfuhrlieferungen und innergemeinschaftliche Lieferungen sind steuerbar und nach § 4 Nr. 1 UStG steuerfrei. § 19 Abs. 2 UStG nimmt sie nicht heraus.
• Leistungen mit Ort im Ausland zählen nicht: Sie sind im Inland nicht steuerbar und damit kein Umsatz im Sinne des § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG.
• Reverse Charge zählt beim Leistenden mit: Umsätze, für die der Kunde die Steuer nach § 13b Abs. 5 UStG schuldet, gehören zum Gesamtumsatz des leistenden Unternehmers (Abschnitt 19.2 Abs. 2 UStAE).

Beispiele

EDI: eigene Regel bis Ende 2027

Unabhängig vom Umsatz dürfen Unternehmen, die per EDI nach der Empfehlung 94/820/EG abrechnen, für Umsätze im Jahr 2027 noch ein Format verwenden, das nicht EN 16931 entspricht. Voraussetzung ist die Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG). Diese Regel hilft auch Unternehmen über 800.000 €. Was danach für EDI gilt, steht unter Pflicht ab 2028.

Rechnungen rund um den Jahreswechsel

Zwei Fälle verdienen Aufmerksamkeit. Abschlagsrechnungen, die Sie 2026 als PDF gestellt haben, bleiben gültig, auch wenn die Leistung erst 2027 fertig wird; die Schlussrechnung muss dann eine E-Rechnung sein. Und eine Rechnung über eine Leistung vom Dezember 2026 sollte noch 2026 ausgestellt werden, wenn sie keine E-Rechnung ist. Beide Fälle mit Beispielen und Fundstellen erklärt die Seite Übergangsregeln.

Vorbereitung bis Januar 2027

1. Den Gesamtumsatz 2026 nach dem Schema oben ermitteln. Als Ausgangspunkt eignen sich die Werte aus den Umsatzsteuer-Voranmeldungen.
2. Die Kunden einteilen: Nur inländische Unternehmer, die für ihr Unternehmen einkaufen, brauchen eine E-Rechnung.
3. Ein Format wählen: XRechnung oder ZUGFeRD.
4. Testrechnungen erzeugen und mit E-Rechnung prüfen validieren, bevor die erste echte Rechnung hinausgeht.