E-Rechnungspflicht in Deutschland: der Überblick

Rechtsgrundlage

Das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 108) hat § 14 UStG mit Wirkung zum 1. Januar 2025 neu gefasst. Kern ist § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG: Bei einer Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ist die Rechnung als elektronische Rechnung auszustellen, wenn beide im Inland ansässig sind. Die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG schieben diese Pflicht bis Ende 2026 bzw. Ende 2027 hinaus.

Was als E-Rechnung zählt, regelt § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG: ein strukturiertes elektronisches Format nach der europäischen Norm EN 16931 oder ein vereinbartes Format, aus dem sich die Pflichtangaben verlustfrei in ein normgerechtes Format übertragen lassen. Ein gewöhnliches PDF gehört nicht dazu. Die Einzelheiten stehen auf der Seite Was ist eine E-Rechnung.

Zeitplan

Die einzelnen Stufen erklären eigene Seiten: Empfang seit 2025, Pflicht ab 2027 und Pflicht ab 2028. Alle Fristen mit Beispielen zum Jahreswechsel finden Sie unter Übergangsregeln.

Wen die Pflicht betrifft

Die Pflicht gilt nur zwischen zwei Unternehmern, die beide im Inland ansässig sind. Ansässig ist nach § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG, wer hier seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte hat; fehlt ein Sitz, zählen Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt. Unternehmer sind auch Freiberufler, Ärzte, Kleinunternehmer und Personen, die nur steuerfreie Umsätze ausführen, etwa Vermieter von Wohnungen (BMF-FAQ, Frage 3). Die Leistung muss außerdem für das Unternehmen des Empfängers bezogen werden.

Ist einer der Beteiligten nicht im Inland ansässig, besteht keine E-Rechnungspflicht (Abschnitt 14.1 Abs. 6 Satz 3 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025). Ausländische Unternehmer, die hier nur umsatzsteuerlich registriert sind, können in der Rechnung darauf hinweisen, warum sie keine E-Rechnung stellen (BMF-FAQ, Frage 3).

Ausnahmen

Eine E-Rechnung ist nur nötig, wenn überhaupt eine Pflicht zur Rechnungsausstellung besteht. Die BMF-FAQ (Frage 4) nennt diese Fälle, in denen keine E-Rechnung ausgestellt werden muss:

• Leistungen an Privatpersonen (B2C)
• Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, zum Beispiel steuerfreie Vermietung von Grundstücken oder steuerfreie Finanzdienstleistungen
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise, siehe Kleinbetragsrechnung
• Rechnungen von Kleinunternehmern, siehe Kleinunternehmer
• Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, etwa viele Vereine oder staatliche Einrichtungen
• bestimmte Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen

In diesen Fällen genügt eine sonstige Rechnung, eine E-Rechnung bleibt aber erlaubt. Für Rechnungen an Behörden gilt daneben eigenes Recht, etwa die E-Rechnungsverordnung des Bundes. Dort braucht der Rechnungssteller die Leitweg-ID der Behörde (BMF-FAQ, Fragen 4a und 6).

Zulässige Formate

Die Finanzverwaltung nennt XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als zulässige Formate, beim ZUGFeRD mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL (BMF-FAQ, Frage 7). Daneben dürfen Geschäftspartner ein anderes strukturiertes Format vereinbaren, etwa im EDI-Verfahren, wenn sich die Pflichtangaben richtig und vollständig in ein Format nach EN 16931 übertragen lassen. Welches Format Sie verwenden, klären Sie mit dem Geschäftspartner. Eine Entscheidungshilfe bietet XRechnung oder ZUGFeRD.

Folgen bei Verstößen

Ein Bußgeld droht dem Aussteller nicht. Stellt er trotz Pflicht eine sonstige Rechnung aus, ist das nach Auffassung der Finanzverwaltung keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG (Rn. 28 des BMF-Schreibens vom 15.10.2026).

Die eigentliche Folge trifft den Kunden. Eine sonstige Rechnung, wo eine E-Rechnung Pflicht war, ist keine ordnungsmäßige Rechnung und berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug (Abschnitt 15.2a Abs. 1 Satz 4 UStAE). Deshalb fordern Kunden die E-Rechnung ein, und sie haben darauf einen zivilrechtlichen Anspruch (BMF-FAQ, Frage 12c). Welche Auswege es gibt, steht unter Vorsteuerabzug.

Was Sie jetzt erledigen sollten

1. Ein Postfach für eingehende E-Rechnungen festlegen und einen Viewer bereitstellen. Das ist seit 2025 Pflicht.
2. Den Gesamtumsatz 2026 nach § 19 Abs. 2 UStG ermitteln. Liegt er über 800.000 €, brauchen Sie ab 1.1.2027 E-Rechnungen für Leistungen an inländische Unternehmer.
3. Das Rechnungsprogramm prüfen: Erzeugt es XRechnung oder ZUGFeRD in einem zulässigen Profil (ZUGFeRD-Profile)? Wer mit Word oder Excel schreibt, findet Wege unter Word-Rechnung in XRechnung und Excel-Rechnung in ZUGFeRD.
4. Eingehende E-Rechnungen prüfen, bevor Sie Vorsteuer abziehen, zum Beispiel mit E-Rechnung prüfen.
5. Die Ablage umstellen: Das XML ist das Original. Fristen und Regeln unter Archivierung.