ZUGFeRD-Profile im Überblick

Was ein Profil festlegt

Ein Profil bestimmt, welche Felder das eingebettete XML enthalten darf und muss. Je umfangreicher das Profil, desto mehr Angaben lassen sich strukturiert übertragen. Jedes Profil hat im FeRD-Infopaket eigene XSD-Schemas und Schematron-Regeln. Welches Profil eine Datei verwendet, steht im XML im Element GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter, also im Feld „Specification identifier“ (BT-24).

Die Kennung im XML

Der folgende Auszug stammt aus einer XRechnung in CII-Syntax. ZUGFeRD verwendet dieselbe Struktur. In einer ZUGFeRD-Datei im Profil EN 16931 stünde an derselben Stelle urn:cen.eu:en16931:2017, im Profil XRECHNUNG genau der hier gezeigte Wert. Das Element BusinessProcessSpecifiedDocumentContextParameter (BT-23) ist optional; hier enthält es eine Peppol-Prozesskennung.

<rsm:ExchangedDocumentContext>
    <ram:BusinessProcessSpecifiedDocumentContextParameter>
        <ram:ID>urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0</ram:ID>
    </ram:BusinessProcessSpecifiedDocumentContextParameter>
    <ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
        <ram:ID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</ram:ID>
    </ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
</rsm:ExchangedDocumentContext>

Die Open-Source-Bibliothek Mustangproject, die auch hinter der ZUGFeRD-Prüfung auf dieser Website steht, ordnet die Profile so zu. EXTENDED-CTC-FR ist ein französisches Referenzprofil und spielt in Deutschland keine Rolle.

zf2Map.put("MINIMUM", new Profile("MINIMUM", "urn:factur-x.eu:1p0:minimum"));
zf2Map.put("BASICWL", new Profile("BASICWL", "urn:factur-x.eu:1p0:basicwl"));
zf2Map.put("BASIC", new Profile("BASIC", "urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:factur-x.eu:1p0:basic"));
zf2Map.put("EN16931", new Profile("EN16931", "urn:cen.eu:en16931:2017"));
zf2Map.put("EXTENDED", new Profile("EXTENDED", "urn:cen.eu:en16931:2017#conformant#urn:factur-x.eu:1p0:extended"));
zf2Map.put("EXTENDED-CTC-FR", new Profile("EXTENDED-CTC-FR", "urn:cen.eu:en16931:2017#conformant#urn.cpro.gouv.fr:1p0:extended-ctc-fr"));
zf2Map.put("XRECHNUNG", new Profile("XRECHNUNG", "urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0")); // up next: urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0

MINIMUM und BASIC WL: Buchungshilfen, keine Rechnungen

Nach Rn. 35 des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025 müssen alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil stehen. Dazu gehören Menge und Art der Leistung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 UStG) und das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt (Nr. 7). MINIMUM und BASIC WL können Rechnungspositionen nicht abbilden, MINIMUM kennt zudem keine Steueraufschlüsselung. Das BMF schließt beide Profile deshalb ausdrücklich aus.

Eine Datei in diesen Profilen ist umsatzsteuerlich eine sonstige Rechnung. Während der Übergangsregeln darf sie mit Zustimmung des Empfängers noch verwendet werden, danach nicht mehr dort, wo eine E-Rechnung Pflicht ist.

BASIC oder EN 16931

BASIC genügt für einfache Rechnungen mit wenigen Positionen. Die FeRD empfiehlt für EU-konforme E-Rechnungen das Profil EN 16931. Zwei praktische Unterschiede: Rechnungsbegründende Unterlagen, etwa Stundenzettel als PDF, lassen sich nur in EN 16931 und EXTENDED in das XML einbetten. Skonto steht in BASIC und EN 16931 nur als Text im Feld „Payment terms“ (BT-20).

EXTENDED

EXTENDED baut auf dem Datenmodell der EN 16931 auf und ergänzt Felder, zum Beispiel für Abrechnungen über mehrere Lieferorte, strukturiertes Skonto oder Lagerangaben je Position. Die FeRD stellt klar, dass EXTENDED ein zulässiges Format nach § 14 UStG ist. Ob die Software Ihres Kunden die Zusatzfelder auswertet, hängt vom Programm ab. Klären Sie das, bevor Sie Angaben nur in EXTENDED-Feldern übertragen.

XRECHNUNG

Das Referenzprofil bettet eine XRechnung in ein PDF ein. Zulässig ist dabei nur die CII-Syntax. Form und Inhalt müssen der gültigen XRechnung-Spezifikation entsprechen, derzeit 3.0.2. Die Plattform des Bundes nimmt dieses Profil nur als reine XML-Datei ohne PDF an. Für Skonto erlaubt das Profil die vom Bund beschriebene Schreibweise #SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.00# in BT-20.

Welches Profil wählen

1. Rechnung an eine Behörde: XRECHNUNG oder gleich eine reine XRechnung.
2. Rechnung an Firmenkunden: EN 16931, sofern keine Absprache etwas anderes vorsieht.
3. Einfache Rechnung ohne Anlagen: BASIC ist zulässig, EN 16931 bleibt die sichere Wahl.
4. Komplexe Abrechnung: EXTENDED nach Absprache mit dem Empfänger.