BR-DE-15: Die Käuferreferenz (BT-10) fehlt

Was die Regel prüft

• UBL: Kontext Invoice bzw. CreditNote, Test cbc:BuyerReference[boolean(normalize-space(.))]. Das Element steht direkt im Wurzelelement.
• CII: Kontext rsm:CrossIndustryInvoice, Test rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:BuyerReference[boolean(normalize-space(.))].

Geprüft wird nur, ob ein nicht leerer Text vorhanden ist. Aufbau und Prüfziffer einer Leitweg-ID kontrolliert BR-DE-15 nicht. In der Testsuite steht in Datei extension/04.05a-INVOICE_uncefact.xml wörtlich der Text „Leitweg-ID“, und die Datei ist gültig. Ob eine Rechnungseingangsplattform eine falsche Leitweg-ID annimmt, ist eine andere Frage.

Was in BT-10 gehört

Die Spezifikation beschreibt BT-10 als „ein vom Erwerber zugewiesener und für interne Lenkungszwecke benutzter Bezeichner“. Für Rechnungen an Bund, Länder und Kommunen wird darin die Leitweg-ID übermittelt. Länder und Kommunen, die eigene Zuordnungsmuster vorgeben, können diese statt der Leitweg-ID verlangen. Für Rechnungen zwischen Unternehmen sagt die Spezifikation: „dann können hier ebenfalls eigene Käuferreferenzen verwendet werden. Die Verwendung einer Leitweg-ID ist dazu nicht notwendig.“ Mehr zur Leitweg-ID steht unter Leitweg-ID.

Typische Ursachen

• XRechnung an ein Unternehmen ohne Referenz. Für Geschäftskunden wird oft keine Referenz erfasst, weil es keine Leitweg-ID gibt. XRechnung verlangt BT-10 trotzdem. Fragen Sie den Kunden, ob er eine Bestellnummer, Kostenstelle oder Kundennummer als Referenz wünscht.
• Leitweg-ID im falschen Feld. Sie steht in der Bestellnummer (BT-13), in einer Bemerkung oder nur als elektronische Adresse des Käufers (BT-49, UBL cbc:EndpointID mit schemeID="0204"). Für die Zustellung über Peppol ist das richtig, BT-10 bleibt aber leer.
• Leitweg-ID am Kunden, aber nicht an der Rechnung. Der Kundendatensatz enthält die Leitweg-ID, die Rechnungsvorlage übernimmt sie aber nicht, etwa weil der Platzhalter in einer eigenen Vorlage fehlt.
• Mehrere Leitweg-IDs beim selben Auftraggeber. Eine Behörde hat für verschiedene Stellen eigene Leitweg-IDs. Die Software kann keine eindeutig zuordnen und lässt das Feld leer.

Beispiel aus der KoSIT-Testsuite

Testdatei 01.01 enthält die Leitweg-ID 04011000-12345-03. In UBL steht cbc:BuyerReference nach der Währung und vor den Beteiligten.

<cbc:ID>123456XX</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2016-04-04</cbc:IssueDate>
<cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
<cbc:Note>#ADU#Es gelten unsere Allgem. Geschäftsbedingungen, die Sie unter […] finden.</cbc:Note>
<cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
<cbc:BuyerReference>04011000-12345-03</cbc:BuyerReference>

<ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>
  <ram:BuyerReference>04011000-12345-03</ram:BuyerReference>
  <ram:SellerTradeParty>
    <ram:Name>[Seller name]</ram:Name>
    <ram:Description>123/456/7890, HRA-Eintrag in […]</ram:Description>

Die fehlerhafte Datei hat in UBL keine Zeile cbc:BuyerReference oder eine leere; in CII beginnt ram:ApplicableHeaderTradeAgreement direkt mit ram:SellerTradeParty.

Lösung

In der Rechnungssoftware

1. Bei Behörden: Tragen Sie die Leitweg-ID ein, die Ihnen der Auftraggeber mitgeteilt hat. Sie steht häufig in der Bestellung oder im Vertrag. Raten Sie sie nicht.
2. Bei Unternehmen: Vereinbaren Sie mit dem Kunden eine Referenz und tragen Sie diese im Feld für die Käuferreferenz ein. Viele Programme nennen das Feld „Ihre Referenz“, „Käuferreferenz“ oder „Leitweg-ID“.
3. Kontrollieren Sie, ob die Referenz aus dem Kundenstamm in die Rechnung übernommen wird, und ergänzen Sie sie sonst an der einzelnen Rechnung.

Im XML

1. UBL: Fügen Sie cbc:BuyerReference im Wurzelelement nach cbc:DocumentCurrencyCode (und ggf. cbc:TaxCurrencyCode und cbc:AccountingCost) und vor cac:InvoicePeriod bzw. cac:OrderReference ein.
2. CII: Fügen Sie ram:BuyerReference als erstes Kindelement von ram:ApplicableHeaderTradeAgreement ein.
3. Lassen Sie die Datei mit XRechnung prüfen erneut validieren. Ob die Leitweg-ID inhaltlich stimmt, zeigt erst die Annahme durch die Rechnungseingangsplattform.

XRechnung prüfen