BR-DE-7: Die E-Mail-Adresse im Verkäuferkontakt fehlt

Was die Regel prüft

• UBL: Kontext cac:AccountingSupplierParty/cac:Party/cac:Contact, Test cbc:ElectronicMail[boolean(normalize-space(.))].
• CII: Kontext ram:SellerTradeParty/ram:DefinedTradeContact, Test ram:EmailURIUniversalCommunication/ram:URIID[boolean(normalize-space(.))].

Das Format prüft BR-DE-28 als Warnung mit dem Ausdruck ^[^@\s]+@([^@.\s]+\.)+[^@.\s]+$. In Worten: genau ein @-Zeichen, keine Leerzeichen, und rechts vom @ mindestens ein Punkt zwischen nicht leeren Teilen.

Zwei E-Mail-Felder beim Verkäufer

XRechnung kennt beim Verkäufer zwei Stellen für eine E-Mail-Adresse, die oft verwechselt werden. BT-34 „Seller electronic address“ ist die Adresse, an die eine Antwort auf Anwendungsebene gehen kann; sie ist ebenfalls Pflicht. BT-43 ist die Adresse der Kontaktstelle für Menschen. BR-DE-7 prüft nur BT-43.

Typische Ursachen

• Nur BT-34 gefüllt. Die Software schreibt die Versandadresse in cbc:EndpointID bzw. ram:URIUniversalCommunication und hält das für ausreichend.
• CII-Elementnamen verwechselt. Die Adresse steht in ram:URIUniversalCommunication der Partei statt in ram:EmailURIUniversalCommunication des Kontakts. Die beiden Namen unterscheiden sich nur durch „Email“.
• Persönliche Adresse entfernt. Ein Mitarbeiter hat das Unternehmen verlassen, seine Adresse wurde aus dem Profil gelöscht, das ihn als Rechnungskontakt führte.
• Leeres Element bei fehlendem Wert. Der Generator schreibt <cbc:ElectronicMail></cbc:ElectronicMail>. Neben BR-DE-7 meldet dann auch die Formatwarnung BR-DE-28.

Beispiel aus der KoSIT-Testsuite

Testdatei 01.19 nutzt für beide Felder unterschiedliche Adressen: [email protected] als elektronische Adresse (BT-34) und [email protected] für den Kontakt (BT-43). In UBL steht BT-34 als <cbc:EndpointID schemeID="EM">[email protected]</cbc:EndpointID> am Anfang von cac:Party, der Kontakt am Ende.

<cac:Contact>
  <cbc:Name>[Seller contact person]</cbc:Name>
  <cbc:Telephone>+49 123456789</cbc:Telephone>
  <cbc:ElectronicMail>[email protected]</cbc:ElectronicMail>
</cac:Contact>

<ram:DefinedTradeContact>
  <ram:PersonName>[Seller contact person]</ram:PersonName>
  <ram:TelephoneUniversalCommunication>
    <ram:CompleteNumber>+49 123456789</ram:CompleteNumber>
  </ram:TelephoneUniversalCommunication>
  <ram:EmailURIUniversalCommunication>
    <ram:URIID>[email protected]</ram:URIID>
  </ram:EmailURIUniversalCommunication>
</ram:DefinedTradeContact>
<ram:PostalTradeAddress>
  <ram:PostcodeCode>12345</ram:PostcodeCode>
  <ram:LineOne>[Seller address line 1]</ram:LineOne>
  <ram:CityName>[Seller city]</ram:CityName>
  <ram:CountryID>DE</ram:CountryID>
</ram:PostalTradeAddress>
<ram:URIUniversalCommunication>
  <ram:URIID schemeID="EM">[email protected]</ram:URIID>
</ram:URIUniversalCommunication>

Die Meldung entsteht, wenn im CII-Beispiel der Block ram:EmailURIUniversalCommunication fehlt, obwohl ram:URIUniversalCommunication weiter unten eine Adresse enthält.

Lösung

In der Rechnungssoftware

1. Hinterlegen Sie für den Rechnungskontakt eine E-Mail-Adresse. Ein Funktionspostfach wie „buchhaltung@…“ übersteht Personalwechsel.
2. Dieselbe Adresse darf auch als elektronische Adresse (BT-34) dienen. Die Software muss sie dann aber in beide Felder schreiben.

Im XML

1. UBL: Fügen Sie cbc:ElectronicMail als letztes der drei Kontaktfelder in cac:AccountingSupplierParty/cac:Party/cac:Contact ein.
2. CII: Fügen Sie in ram:SellerTradeParty/ram:DefinedTradeContact nach der Telefonnummer ram:EmailURIUniversalCommunication mit ram:URIID ein, ohne schemeID-Attribut.
3. Prüfen Sie die Datei mit XRechnung prüfen und beachten Sie eine eventuelle Formatwarnung BR-DE-28.

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