BR-DE-5: Der Name der Kontaktstelle fehlt

Was die Regel prüft

Die Spezifikation beschreibt BT-41 als „Angaben zu Ansprechpartner oder Kontaktstelle (wie z. B. Name einer Person, Abteilungs- oder Bürobezeichnung)“. Ein Personenname ist also nicht nötig.

• UBL: Kontext cac:AccountingSupplierParty/cac:Party/cac:Contact, Test cbc:Name[boolean(normalize-space(.))]. UBL kennt für BT-41 nur dieses eine Element.
• CII: Kontext ram:SellerTradeParty/ram:DefinedTradeContact, Test (ram:PersonName, ram:DepartmentName)[boolean(normalize-space(.))]. Erfüllt ist die Regel, wenn mindestens eines der beiden Elemente Text enthält.

BR-DE-5 läuft nur, wenn der Kontaktblock existiert. Fehlt er, erscheint stattdessen BR-DE-2. Die Prüfung ist rein formal: Die KoSIT-Testdatei 01.01 enthält als Kontakt den Text „nicht vorhanden“, Testdatei 01.02 einen einzelnen Bindestrich. Beide bestehen. Wer beim Empfänger eine Rückfrage zur Rechnung hat, kann mit einem solchen Wert nichts anfangen.

Typische Ursachen

• Firmenprofil ohne Namensfeld. Der Kontaktblock wird aus dem Firmenprofil gefüllt, das nur Telefon und E-Mail kennt. Telefon und E-Mail stehen dann in der Datei, der Name fehlt.
• Name in UBL an falscher Stelle. Der Generator schreibt den Namen in cac:Person (cbc:FirstName, cbc:FamilyName). XRechnung bildet BT-41 aber auf cac:Contact/cbc:Name ab.
• Firmenname statt Kontaktname in CII. Der Name steht nur in ram:SellerTradeParty/ram:Name. Das ist BT-27, der Name des Verkäufers, nicht die Kontaktstelle.
• Bewusst geleert aus Datenschutzgründen. Um keinen Mitarbeiternamen zu übermitteln, wurde das Feld leer gelassen. Eine Abteilungsbezeichnung erfüllt die Regel ebenso.

Beispiel aus der KoSIT-Testsuite

Die technische Testdatei 01.03 nutzt in CII ram:DepartmentName statt ram:PersonName. Die Kommentare stammen aus der Originaldatei.

<ram:DefinedTradeContact>
  <!-- BT-41 -->
  <ram:DepartmentName>Testorganisation</ram:DepartmentName>
  <!-- BT-42 -->
  <ram:TelephoneUniversalCommunication>
    <ram:CompleteNumber>012 3456789</ram:CompleteNumber>
  </ram:TelephoneUniversalCommunication>
  <!-- BT-43 -->
  <ram:EmailURIUniversalCommunication>
    <ram:URIID>[email protected]</ram:URIID>
  </ram:EmailURIUniversalCommunication>
</ram:DefinedTradeContact>

In UBL steht eine Abteilung im selben Element wie ein Personenname. Testdatei 01.06 verwendet „Kundenservice - Vertriebspartner Direktkunden“.

<cac:Contact>
  <cbc:Name>Kundenservice - Vertriebspartner Direktkunden</cbc:Name>
  <cbc:Telephone>+49(0)12 3456-7890</cbc:Telephone>
  <cbc:ElectronicMail>[email protected]</cbc:ElectronicMail>
</cac:Contact>

Die Meldung entsteht, wenn cbc:Name fehlt oder leer ist, während cbc:Telephone und cbc:ElectronicMail vorhanden sind. In CII genügt es dagegen nicht, ram:PersonName leer und ram:DepartmentName wegzulassen.

Lösung

In der Rechnungssoftware

1. Tragen Sie im Firmenprofil oder in den Einstellungen für E-Rechnungen eine Kontaktstelle ein. Ein Funktionsname wie „Debitorenbuchhaltung“ bleibt gültig, wenn Personal wechselt.
2. Ersetzen Sie Platzhalter wie „-“ oder „nicht vorhanden“ durch eine echte Bezeichnung, auch wenn die Prüfung sie annimmt.

Im XML

1. UBL: Fügen Sie cbc:Name als erstes Element in cac:AccountingSupplierParty/cac:Party/cac:Contact ein.
2. CII: Fügen Sie in ram:SellerTradeParty/ram:DefinedTradeContact am Anfang ram:PersonName für eine Person oder ram:DepartmentName für eine Abteilung ein.
3. Schicken Sie die geänderte Datei noch einmal durch XRechnung prüfen.

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